Организация заменила журналы инструктажей на индивидуальные карточки прохождения инструктажей по охране труда, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям. Возникает вопрос о правомерности хранения таких карточек в личном деле работника и их дальнейшей передаче в архив при увольнении.
Да, работодатель вправе хранить карточки инструктажей по охране труда, ГО и ЧС в личном деле работника, так как порядок их документирования и хранения определяется локальными нормативными актами организации.
Этого мало для вывода. Всё, что нужно знать перед решением:
Это установлено Правилами обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2021 года № 2464 (ПП-2464). Согласно п. 88 ПП-2464, форма документирования инструктажа и порядок его регистрации утверждаются работодателем. Поскольку федеральное законодательство не регламентирует состав личного дела, работодатель самостоятельно определяет перечень документов, включаемых в него, в том числе карточки инструктажей. При увольнении работника личное дело с карточками передается в архив организации, где хранится в течение сроков, установленных для документов по охране труда.
Важно: Карточки инструктажей должны иметь личную подпись работника, подтверждающую прохождение инструктажа. Их отсутствие или ненадлежащее оформление может повлечь административную ответственность.
Какие нормативные акты регулируют хранение документов по инструктажам
Основным нормативным актом являются Правила обучения по охране труда (ПП-2464), которые предоставляют работодателю право определять форму документирования и порядок хранения карточек инструктажей.
Порядок регистрации проведенного инструктажа по охране труда и форма его документирования (включая карточки) утверждаются работодателем в соответствии с п. 88 ПП-2464. Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1) прямо исключает документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, из перечня документов, которые могут вестись исключительно в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Это означает, что работодатель обязан хранить подписанные работником бумажные экземпляры карточек или журналов. При этом конкретное место хранения (личное дело, отдельная папка или электронная база с распечаткой) определяется локальными нормативными актами организации.
Важно: Требование о хранении документов по охране труда, включая карточки инструктажей, в течение не менее 10 лет установлено Перечнем типовых управленческих архивных документов (утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Для несчастных случаев со смертельным исходом срок хранения составляет 45 лет.
Как организовать хранение карточек инструктажей
Работодатель должен утвердить локальный нормативный акт, закрепляющий порядок хранения карточек инструктажей, включая их размещение в личном деле работника и передачу в архив.
Для соблюдения требований законодательства необходимо:
- Разработать и утвердить локальный нормативный акт (например, Положение о документах по охране труда или Инструкцию по делопроизводству), в котором:
- установить форму карточки инструктажа (если она не утверждена ранее);
- определить место хранения карточек (личное дело работника или отдельная папка);
- предусмотреть порядок передачи документов в архив при увольнении работника.
- Обеспечить подписание карточки работником после каждого проведенного инструктажа (вводного, первичного, повторного, внепланового, целевого).
- При приеме на работу включить карточку в состав личного дела.
- При увольнении работника передать личное дело в архив организации с соблюдением сроков хранения.
Если работодатель использует электронный документооборот, карточка инструктажа может быть создана в электронном виде, но при этом должна быть возможность ее распечатки и подписания работником на бумажном носителе (ТК РФ ст. 22.1). Распечатанный и подписанный экземпляр хранится в личном деле.
Важно: При смене формы документирования (например, переход с журналов на карточки) работодатель должен издать приказ, утверждающий новую форму и порядок регистрации инструктажей.
Какая ответственность за нарушение порядка хранения документов по охране труда
Нарушение порядка хранения документов по охране труда, включая карточки инструктажей, может повлечь административную ответственность по ст. 5.27.1 КоАП РФ с наложением штрафа.
Часть 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах. Непредставление документов по требованию инспектора Государственной инспекции труда (в том числе карточек инструктажей) или их ненадлежащее хранение (например, отсутствие подписей, нарушение сроков хранения) признается таким нарушением. Санкции:
- для должностных лиц: предупреждение или штраф от 2 000 до 5 000 руб.;
- для индивидуальных предпринимателей: штраф от 2 000 до 5 000 руб.;
- для юридических лиц: штраф от 50 000 до 80 000 руб.
Кроме того, непредставление документов в ходе расследования несчастного случая может повлечь квалификацию нарушения по ч. 1 ст. 15.34 КоАП РФ (сокрытие страхового случая) или уголовную ответственность по ст. 143 УК РФ, если нарушение повлекло причинение тяжкого вреда здоровью или смерть.
Важно: Срок давности привлечения к административной ответственности по ст. 5.27.1 КоАП РФ составляет 1 год со дня совершения нарушения. Однако если документы требуются для расследования несчастного случая, их отсутствие может быть выявлено и позднее.
Размещённые сведения предоставлены исключительно для ознакомления и не могут расцениваться как официальная юридическая помощь или консультация. Все представленные суждения — это субъективные взгляды экспертов в области охраны труда. При возникновении практических задач следует опираться на последние версии нормативно-правовых документов, а в сложных ситуациях — привлекать узкопрофильных специалистов.