Можно ли избежать дублирования документов между СУБ и СУОТ?

Судоходная компания внедрила систему управления охраной труда параллельно существующей системе управления безопасностью, что привело к дублированию процедур выполнения опасных работ. Например, для замены лампочки на мачте моряк вынужден оформлять два идентичных разрешения на работу на высоте в разных системах. Возникает вопрос о правовых возможностях устранения избыточного документооборота.

Да, работодатель вправе исключить дублирование документов между СУБ и СУОТ путём интеграции процедур или разработки единых локальных актов, если это обеспечивает соблюдение требований охраны труда и безопасности.

Этого мало для вывода. Всё, что нужно знать перед решением:

Дублирование процедур в системе управления безопасностью (СУБ) и системе управления охраной труда (СУОТ) не является обязательным требованием законодательства. Работодатель может оптимизировать документооборот, разработав единые процедуры для опасных работ, которые будут соответствовать как требованиям Приказа Минтранса РФ от 26.07.1994 № 63 (для морского транспорта), так и Положения о СУОТ, утверждённого Приказом Минтруда. Ключевое условие — сохранение всех необходимых элементов безопасности: идентификация рисков, инструктажи, оформление разрешений и контроль выполнения работ. Например, разрешение на работу на высоте может быть единым документом, учитывающим требования обеих систем, что исключит необходимость его двойного заполнения.

При этом электронный документооборот, разрешённый ТК РФ ст. 22.1, позволяет оформлять такие документы в цифровом формате без бумажного дублирования. Работодатель должен утвердить новый порядок локальным актом с учётом мнения профсоюза (ТК РФ ст. 372).

Важно: Устранение дублирования не должно приводить к снижению уровня безопасности или исключению обязательных этапов контроля опасных работ.

Какие нормативные акты регулируют процедуры опасных работ

Основные акты — Приказ Минтранса РФ № 63 для морского транспорта и Положение о СУОТ для всех отраслей; они допускают адаптацию процедур под специфику работодателя.

Система управления безопасностью (СУБ) на морском транспорте регулируется Приказом Минтранса РФ от 26.07.1994 № 63. Согласно п. 10.1-10.4 этого акта, компания обязана установить процедуры для идентификации опасных операций, обеспечения надёжности оборудования и проведения проверок. Документационный контроль (п. 11.1) требует фиксации всех действий, связанных с безопасностью.

Параллельно Положение о системе управления охраной труда, утверждённое Приказом Минтруда, предписывает включать в СУОТ процедуры управления профессиональными рисками (п. 8г). Однако, как указано в комментариях КонсультантПлюс к Типовому положению о СУОТ, работодатель вправе не дублировать процедуры, если они уже реализованы в других системах (например, в СУБ), при условии, что они покрывают все требования охраны труда.

Важно: Для судоходных компаний соблюдение Приказа № 63 обязательно, поэтому СУОТ должна либо интегрироваться с существующими процедурами СУБ, либо ссылаться на них в локальных актах.

Как оптимизировать документооборот между СУБ и СУОТ

Через разработку единых процедур и локальных актов, которые объединят требования обеих систем, с возможностью использования электронного документооборота.

Работодатель может устранить дублирование следующим образом:

1. Провести аудит существующих процедур СУБ и СУОТ, выявив пересекающиеся элементы (например, оформление разрешений на опасные работы).
2. Разработать единые формы документов, удовлетворяющие требованиям обоих систем. Например, разрешение на высотные работы может включать графы для подписей ответственных лиц как по СУБ, так и по СУОТ.
3. Утвердить новые процедуры локальным нормативным актом (например, «Положение о выполнении опасных работ») с учётом мнения профсоюза (ТК РФ ст. 372). В акте следует прямо указать, что документ заменяет ранее действовавшие формы в СУБ и СУОТ.
4. Внедрить электронный документооборот (ТК РФ ст. 22.1-22.2), позволяющий оформлять разрешения в цифровом виде без дублирования на бумаге. Это сократит время заполнения и упростит контроль.

Как подтверждается в материалах КонсультантПлюс, работодатель вправе реализовывать не все типовые процедуры СУОТ, если аналогичные механизмы уже работают в СУБ, при условии их соответствия законодательству.

Важно: При оптимизации нельзя исключать обязательные этапы, такие как инструктаж работника или оценку рисков — их можно объединить в единый процесс.

Каков порядок внедрения единых процедур

Через издание локального акта, обучение сотрудников и интеграцию в существующие системы с соблюдением сроков уведомления об изменениях.

Порядок действий для работодателя:

1. Издать приказ о создании рабочей группы для разработки единых процедур с участием специалистов по охране труда и безопасности мореплавания.
2. Разработать проект единых документов (например, формы разрешений, журналы учёта), согласовав их с представительным органом работников (ТК РФ ст. 372).
3. Утвердить окончательную версию локального акта (например, «Инструкция по выполнению опасных работ на судне»), опубликовать его и ознакомить с ним работников под подпись.
4. Организовать обучение ответственных лиц и работников новым процедурам, включив этот этап в программу инструктажей по охране труда.
5. При необходимости уведомить контролирующие органы об изменениях в системе управления, если это предусмотрено отраслевыми требованиями (например, для СУБ в судоходстве).
6. Перевести документооборот в электронный формат через корпоративную систему или платформу «Работа в России» (ТК РФ ст. 22.1), предварительно утвердив порядок ЭДО локальным актом.

Важно: При изменении процедур работодатель обязан обеспечить эквивалентный уровень защиты работников — снижение требований безопасности недопустимо.

Какая ответственность за нарушение требований к документации

Административная ответственность по КоАП РФ ст. 5.27.1 за необеспечение безопасных условий труда, включая неправильное оформление документов на опасные работы.

Если дублирование процедур приводит к фактическому нарушению требований охраны труда (например, работник не прошёл инструктаж из-за сложности двойного документооборота), работодатель может быть привлечён к ответственности:

• Штраф до 200 000 руб. по ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ за нарушение порядка обучения по охране труда.
• Штраф до 150 000 руб. по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ за допуск к опасным работам без оформления разрешения.

При этом отсутствие дублирования само по себе не является нарушением, если все обязательные этапы контроля соблюдены в рамках единой процедуры. Ответственность наступает только за реальные нарушения, а не за отказ от избыточных операций.

Важно: Проверяющие органы (Роструд, Росморречфлот) оценивают фактическое состояние безопасности, а не количество документов — главное, чтобы процедуры были работоспособными.

Материал подготовлен в информационных целях и не может рассматриваться как официальная юридическая помощь. Изложенные выводы основаны на профессиональном опыте и экспертной оценке вопросов охраны труда. Перед применением рекомендаций следует проверить их соответствие действующему законодательству и актуальным нормативным требованиям.