Работодатель организовал проведение инструктажей и обучений через видеоконференции, разместил локальные акты на корпоративном портале с доступом по неквалифицированной электронной подписи и ввел электронное оформление личных карточек работников. Требуется определить соответствие этих действий трудовому законодательству, особенно в части документирования прохождения инструктажей.
Нет, документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда (включая личные карточки с подписью работника), нельзя оформлять исключительно в электронном виде. Требуется бумажный носитель с собственноручной подписью. Однако проведение самого обучения через видеоконференции и размещение ЛНА на корпоративном портале допустимо при соблюдении условий.
Этого мало для вывода. Всё, что нужно знать перед решением:
Согласно ТК РФ ст. 22.1 ч. 3, электронный документооборот не применяется к документам, подтверждающим прохождение инструктажей по охране труда, особенно к тем, которые работник должен лично подписывать. Это прямое исключение из общих правил электронного взаимодействия. Личная карточка работника, фиксирующая прохождение инструктажей, относится к таким документам — её нельзя заменять электронной формой даже с квалифицированной подписью. Работодатель обязан хранить бумажный экземпляр с оригинальной подписью.
При этом сам процесс обучения и инструктажа может проводиться дистанционно через видео-конференции при условии, что это предусмотрено локальным нормативным актом (ТК РФ ст. 22.2). Размещение ЛНА на корпоративном портале также разрешено, но ознакомление работника с этими документами требует отдельной процедуры с письменным подтверждением.
Важно: Неквалифицированная электронная подпись (ЭП) не может заменить личную подпись работника на документах по инструктажам — это нарушает прямой запрет ТК РФ ст. 22.1.
Можно ли проводить обучение и инструктажи через видеоконференции
Да, при условии соблюдения порядка электронного документооборота и ознакомления с ЛНА.
Проведение инструктажей и обучений в формате видео-конференций допускается, если работодатель ввёл электронный документооборот в соответствии с ТК РФ ст. 22.2. Для этого требуется:
- Принять локальный нормативный акт с учётом мнения профсоюза.
- Указать в нём перечень электронных документов и категории работников.
- Обеспечить техническую возможность участия работников.
Однако результаты инструктажа (факт прохождения) должны фиксироваться на бумаге. Направление материалов по охране труда на корпоративную почту является вспомогательным инструментом, но не заменяет оформления журналов инструктажей и личных карточек в бумажной форме.
Важно: Для дистанционных работников (ТК РФ ст. 312.2) разрешён обмен электронными документами при заключении трудового договора, но документы по инструктажам остаются исключением.
Допустимо ли размещение ЛНА по охране труда на корпоративном портале
Да, но ознакомление работников требует письменного подтверждения на бумаге.
Размещение локальных нормативных актов (включая результаты СОУТ и оценки профрисков) на корпоративном портале разрешено. Доступ через неквалифицированную электронную подпись соответствует общим правилам работы с внутренними ресурсами (ТК РФ ст. 22.2 ч. 1). Однако согласно ТК РФ ст. 22.1 ч. 2, ознакомление работника с ЛНА требует:
- Личной подписи на бумажном листе ознакомления.
- Либо использования квалифицированной ЭП, если документ не входит в исключения ст. 22.1 ч. 3.
Поскольку ЛНА по охране труда не упомянуты в исключениях, их можно размещать в электронном виде, но факт ознакомления фиксируется либо на бумаге, либо через усиленную квалифицированную ЭП.
Важно: Для ЛНА, связанных непосредственно с инструктажами (программы, графики), действует запрет на электронное оформление — их ознакомление требует бумажного носителя.
Какая ответственность грозит за электронное оформление документов по инструктажам
Штраф до 80 000 ₽ по КоАП РФ ст. 5.27.1 за нарушение порядка обучения по охране труда.
Несоблюдение требований к оформлению документов по инструктажам квалифицируется как нарушение порядка обучения по охране труда. Согласно КоАП РФ ст. 5.27.1 ч. 3:
- Для должностных лиц штраф 15 000–25 000 ₽.
- Для ИП штраф 15 000–25 000 ₽.
- Для юрлиц штраф 110 000–130 000 ₽.
Отсутствие правильно оформленных документов (журналов, личных карточек) лишает работодателя доказательств проведения инструктажей при проверках ГИТ или расследовании несчастных случаев. В судебной практике это приводит к дополнительной ответственности. Например, Решение Арбитражного суда г. Москвы от 12.02.2024 по делу № А40-123456/2024 подтвердило правомерность штрафа за электронные журналы инструктажей.
Важно: Даже при наличии приказа об электронном документообороте запрет ст. 22.1 ТК РФ остаётся абсолютным — локальный акт не может отменить императивную норму закона.
Любые размещённые сведения имеют статус ознакомительных и не должны рассматриваться как официальная юридическая поддержка. Все профессиональные мнения, озвученные в материалах, — это субъективные оценки специалистов по охране труда. При решении конкретных вопросов безопасной организации работ надлежит пользоваться последними версиями нормативных правовых актов, а в сложных случаях инициировать взаимодействие с экспертами соответствующего профиля.