В организации часть сотрудников выполняет только офисную работу и включена в перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа на рабочем месте. Возникает вопрос, требуется ли для них отдельная инструкция по охране труда и как оформить локальные документы.
Да, работодатель должен разработать необходимые инструкции по охране труда, даже если офисные работники освобождены от первичного инструктажа: освобождение касается процедуры обучения, а не локальных требований безопасности. Сначала следует проверить трудовые функции, результаты специальной оценки условий труда и оценки профессиональных рисков; отдельный документ с названием «для офисных работников» не обязателен — допускается общая инструкция для одинаковых условий или инструкция по виду работы.
Этого мало для вывода. Всё, что нужно знать перед решением:
Освобождение от первичного инструктажа и разработка инструкций по охране труда — разные элементы системы управления охраной труда. Первое решение определяет, нужно ли проводить с конкретной категорией работников инструктаж на рабочем месте. Второе устанавливает безопасный порядок выполнения трудовых функций и работ с учётом фактических опасностей.
Поэтому включение должности в перечень освобождённых не означает, что для сотрудника перестают действовать требования охраны труда или что работодатель может не оформлять необходимые локальные документы. Обязанность работодателя разрабатывать и утверждать локальные нормативные акты по охране труда предусмотрена статьёй 214 Трудового кодекса Российской Федерации. Состав таких актов определяется не названием должности и не формальным отнесением персонала к офисному, а характером работы, применяемым оборудованием и результатами оценки условий труда и профессиональных рисков.
Почему освобождение от инструктажа не отменяет инструкцию
Пункт 13 Правил обучения по охране труда, утверждённых постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2021 года № 2464, допускает освобождение отдельных категорий работников от первичного инструктажа. По действующей на 7 августа 2026 года редакции это возможно при одновременном соблюдении установленных условий: трудовая деятельность связана с опасностями, источниками которых являются персональные компьютеры, определённая офисная и бытовая техника, другие источники опасности отсутствуют, а условия труда по результатам специальной оценки являются оптимальными или допустимыми.
Освобождение оформляется не для всех работников, находящихся в офисном помещении, а для конкретных профессий и должностей. Работодатель утверждает их перечень. Для включённых в него работников повторный инструктаж также не проводится, поскольку пункт 15 Правил № 2464 связывает его проведение с работниками, прошедшими первичный инструктаж.
Вместе с тем Правила № 2464 не содержат нормы, отменяющей разработку инструкции по охране труда для освобождённых работников. Более того, предусмотренная пунктом 13 информация о безопасных методах и приёмах выполнения работ при наличии офисных источников опасности должна быть доведена до работников в рамках вводного инструктажа. Следовательно, работодателю всё равно необходимы актуальные и документально закреплённые требования безопасности, соответствующие реальной трудовой деятельности.
Порядок разработки таких требований установлен приказом Минтруда России от 29 октября 2021 года № 772н. Согласно пунктам 18 и 19 Основных требований инструкция разрабатывается исходя из должности, профессии, направления деятельности или вида работы. При подготовке документа учитываются трудовая функция, результаты специальной оценки условий труда, профессиональные риски и опасности, безопасные методы выполнения работы, а также требования эксплуатационной документации.
Когда офисного работника можно освободить
Само по себе наименование должности — бухгалтер, юрист, менеджер, секретарь или специалист — не подтверждает право на освобождение. Необходимо проверить фактические обязанности и рабочее место каждого однородного подразделения. Сотрудник может работать в офисе, но регулярно посещать склад, производство, строительную площадку, архив с мобильными стеллажами или иные зоны, где присутствуют дополнительные источники опасности.
| Ситуация | Вывод | Что оформить | Нормативное основание |
|---|---|---|---|
| Работник использует компьютер и обычную офисную технику, иных связанных с работой источников опасности нет, условия труда оптимальные или допустимые | Допускается освобождение от первичного и, как следствие, повторного инструктажа | Утверждённый работодателем перечень освобождённых профессий и должностей; требования безопасности учитываются при вводном инструктаже и в локальных документах | Пункты 13 и 15 Правил № 2464 |
| Работник использует ручной или электрифицированный инструмент, обслуживает оборудование либо применяет сырьё и материалы | Освобождение необходимо пересмотреть с учётом фактических опасностей | Первичный инструктаж до начала самостоятельной работы, программа инструктажа и запись о его проведении | Пункты 13, 17 и 86 Правил № 2464 |
| Сотрудник периодически выполняет работы вне обычного офисного рабочего места | Решение зависит от характера дополнительных работ и результатов оценки профессиональных рисков | Инструкция по соответствующему виду работы; при наличии оснований — инструктаж на рабочем месте | Пункты 18–20 приказа Минтруда России № 772н, пункт 13 Правил № 2464 |
| Для должности не проведена специальная оценка условий труда либо отсутствует оценка профессиональных рисков | Освобождение документально не обосновано | Провести необходимые оценки и только после этого утверждать перечень освобождённых должностей | Статья 214 Трудового кодекса РФ, пункт 13 Правил № 2464 |
Особенно важно сопоставлять перечень освобождённых должностей с картами специальной оценки условий труда и реестром опасностей. Формулировки этих документов не должны противоречить друг другу. Например, должность нельзя без дополнительной проверки оставлять в перечне освобождённых, если оценка профессиональных рисков указывает на работу с инструментом, перемещение грузов, регулярное посещение производственных зон или обслуживание оборудования.
Какую инструкцию разработать
Нормативные требования не обязывают присваивать документу название «Инструкция по охране труда для офисного работника». Работодатель вправе выбрать структуру, которая соответствует его штатному расписанию и фактической организации труда. Возможны инструкции по должности, группе однотипных должностей, направлению деятельности или виду выполняемой работы.
Для сотрудников с одинаковыми условиями и опасностями на практике может применяться одна общая инструкция. Например, требования безопасной работы с персональным компьютером и офисной техникой допустимо объединить в документ, распространяющийся на несколько должностей. Не следует составлять отдельные инструкции для бухгалтера, экономиста и юриста, если трудовые операции, оборудование и меры безопасности у них совпадают.
Если наряду с обычной работой за компьютером сотрудникам поручают специальные операции, одной общей офисной инструкции может быть недостаточно. Отдельные документы потребуются для тех видов работ, которые имеют самостоятельные опасности и безопасные способы выполнения. Это может относиться к использованию ручного электроинструмента, эксплуатации лестниц и стремянок, перемещению тяжестей, работе в электроустановках либо посещению производственных участков.
Инструкция должна содержать разделы, предусмотренные пунктом 21 приказа Минтруда России № 772н: общие требования, требования перед началом, во время и после работы, а также действия в аварийных ситуациях. Содержание заполняется применительно к реальным условиям. Не нужно включать выдачу средств индивидуальной защиты, медицинские осмотры, стажировку или производственное оборудование, если для рассматриваемых работников они фактически не предусмотрены.
Утверждает инструкцию руководитель организации или уполномоченное им лицо с учётом мнения представительного органа работников при его наличии. Работник должен быть ознакомлен с применимыми к его трудовой функции локальными требованиями. Если непосредственные руководители проводят инструктажи с другими категориями персонала, им необходимо пройти соответствующую подготовку; для этого может использоваться обучение лиц, проводящих инструктаж.
Порядок действий работодателя
- Проверить трудовые функции. Специалист по охране труда совместно с руководителями подразделений сопоставляет должностные обязанности с фактически выполняемыми операциями. Проверка проводится не только по должностным инструкциям, но и по реальной организации работы.
- Сверить результаты оценок. Необходимо проверить карты специальной оценки условий труда и материалы оценки профессиональных рисков. Для действующего до 31 августа 2026 года порядка освобождения условия труда должны быть оптимальными или допустимыми, а связанные с работой источники опасности — соответствовать пункту 13 Правил № 2464.
- Разделить должности на группы. Для работников с одинаковыми условиями можно установить единый комплект требований. Для сотрудников с дополнительными функциями определяются отдельные инструкции и порядок инструктажей.
- Утвердить перечень освобождённых. Работодатель оформляет перечень профессий и должностей, для которых первичный инструктаж не проводится. Практически удобно утвердить его приказом либо самостоятельным документом с грифом утверждения.
- Разработать инструкции. Ответственные лица готовят документы на основании приказа Минтруда России № 772н, материалов оценки рисков, специальной оценки условий труда и документации изготовителей применяемой техники.
- Утвердить и довести требования. Руководитель или уполномоченное лицо утверждает инструкции. Информация об офисных опасностях и безопасных методах работы включается в программу вводного инструктажа, а работников знакомят с относящимися к ним локальными актами.
- Организовать пересмотр. Инструкции проверяются при изменении условий труда, внедрении новой техники или технологии, по результатам расследования происшествий и по требованию уполномоченных органов. Основания перечислены в пункте 30 приказа Минтруда России № 772н.
Важно: с 31 августа 2026 года вступает в силу постановление Правительства РФ от 30 июня 2026 года № 805, которое изменяет Правила № 2464 и продлевает срок их действия до 1 сентября 2032 года. Поэтому перечень освобождённых должностей и локальный порядок инструктажей необходимо проверить с учётом новой редакции до её применения. При этом основной принцип сохраняется: решение принимают по условиям труда, источникам опасности, профессиональным рискам и характеру выполняемой работы, а не только по принадлежности сотрудника к офисному персоналу.
Таким образом, работодателю не обязательно создавать формальный документ с названием «для всех офисных сотрудников». Необходимо обеспечить, чтобы для каждой фактически выполняемой работы были установлены понятные и актуальные требования безопасности. Если трудовые функции и риски одинаковы, достаточно общей инструкции; если отдельный сотрудник выполняет дополнительные операции, для него применяются инструкции по соответствующим видам работ и пересматривается решение об освобождении от инструктажа.
Услуга по теме
Разработка документов по охране труда
Практическая помощь специалистов HSES по теме материала.
Информация представлена исключительно для ознакомления. Она не заменяет юридическую консультацию и не является официальным толкованием законодательства. В практической деятельности следует использовать актуальные нормативные документы, при необходимости, привлекать профильных экспертов.