При внутреннем аудите выявлено отсутствие записей о вводном инструктаже у сотрудников, принятых в период с 2006 по 2011 год. Требуется определить порядок восстановления документации без проведения избыточных мероприятий для давно работающих сотрудников.
Для восстановления записей о вводном инструктаже необходимо составить акт об утрате журнала, издать приказ о восстановлении документации и завести новый журнал с текущей датой. Вместо повторного проведения вводного инструктажа для работающих сотрудников следует организовать внеплановый инструктаж с фиксацией в новом журнале.
Этого мало для вывода. Всё, что нужно знать перед решением:
При выявлении отсутствия записей о вводном инструктаже в документах за 2006-2011 годы работодатель должен предпринять следующие действия: оформить акт о невозможности восстановления утраченных записей, издать приказ об утверждении нового журнала регистрации инструктажей и организовать внеочередное инструктирование сотрудников по актуальным программам. Вводный инструктаж повторно не проводится, так как он осуществляется только при приеме на работу согласно п. 10 Правил обучения по охране труда, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Для работающих сотрудников проводится внеплановый инструктаж с регистрацией в новом журнале.
Нужно ли проводить вводный инструктаж заново для работающих сотрудников
Нет, вводный инструктаж повторно для работающих сотрудников не проводится.
Вводный инструктаж по охране труда проводится исключительно до начала трудовой деятельности для вновь принятых работников и иных лиц, участвующих в производственной деятельности организации (п. 10 ПП-2464). Для сотрудников, уже выполняющих трудовые функции, проведение повторного вводного инструктажа нормами не предусмотрено. Вместо этого работодатель организует внеплановый инструктаж, который фиксирует актуальные знания по охране труда без дублирования процедуры первичного ознакомления.
Важно: Внеплановый инструктаж проводится по программе, соответствующей текущим условиям труда, а не по программе вводного инструктажа.
Каков порядок проведения внепланового инструктажа
Внеплановый инструктаж проводится по утвержденной программе с регистрацией в журнале инструктажей на рабочем месте.
Порядок проведения внепланового инструктажа установлен п. 12 ПП-2464. Основанием для его проведения является выявление нарушений требований охраны труда, изменение технологических процессов или замена оборудования. В рассматриваемом случае основанием служит необходимость восстановления документального подтверждения обучения.
- Разработать программу внепланового инструктажа с учетом актуальных условий труда.
- Утвердить программу приказом работодателя.
- Провести инструктаж уполномоченным специалистом.
- Зафиксировать проведение в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте с указанием даты и подписей инструктируемого и инструктирующего.
Важно: Журнал регистрации внепланового инструктажа ведется отдельно от журнала вводного инструктажа.
Как оформить восстановление журнала инструктажей
Составить акт об утрате журнала, издать приказ о заведении нового журнала и оформить внеплановый инструктаж.
Для документального восстановления отсутствующих записей необходимо:
- Создать комиссию для подтверждения факта утраты журналов.
- Оформить акт об отсутствии журналов регистрации вводного инструктажа за указанный период с перечнем сотрудников, по которым отсутствуют записи.
- Издать приказ о введении нового журнала регистрации инструктажей с текущей датой.
- Организовать и провести внеплановый инструктаж для сотрудников, чьи записи утрачены.
- Зарегистрировать проведение инструктажа в новом журнале.
Важно: В акте об утрате журнала следует указать объективные причины отсутствия записей (например, истечение сроков хранения документации).
Данная информация носит исключительно справочный характер и не является юридической консультацией. Представленные материалы отражают экспертное мнение в области охраны труда. При принятии решений необходимо руководствоваться актуальными редакциями нормативных правовых актов и официальными разъяснениями уполномоченных органов. В сложных случаях рекомендуется обращаться к профильным специалистам.