Одно юридическое лицо провело в 2024 году специальную оценку условий труда по нескольким адресам, оформив отдельные отчёты для головного офиса и обособленных подразделений. При последующей проверке документов обнаружилось, что в разных отчётах повторяются номера рабочих мест и соответствующих карт.
Зависит от статуса подразделений: у разных юридических лиц с разными ИНН одинаковые номера допустимы, а в отчётах одного работодателя повторяющиеся индивидуальные номера рабочих мест следует рассматривать как несогласованность и исправить. Сначала необходимо сопоставить все отчёты и сведения, фактически переданные во ФГИС СОУТ, а затем обратиться к проводившим оценку организациям для согласованной корректировки отчётов и информационной системы; одного внутреннего протокола комиссии недостаточно.
Этого мало для вывода. Всё, что нужно знать перед решением:
Ключевое значение имеет не город проведения оценки и не количество оформленных отчётов, а то, кому принадлежат оценённые рабочие места. Если головной офис и обособленные подразделения входят в состав одного юридического лица, работодателем остаётся одна организация. Само по себе обособленное подразделение не становится отдельным работодателем только потому, что расположено в другом населённом пункте, имеет собственный адрес или КПП.
Федеральный закон от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» относит к сведениям о каждом рабочем месте его индивидуальный номер. Эти данные передаются во Федеральную государственную информационную систему учёта результатов проведения специальной оценки условий труда — ФГИС СОУТ. В системе одновременно учитываются ИНН, КПП, место осуществления деятельности работодателя и сведения о конкретных рабочих местах. Поэтому повторение номера в нескольких отчётах одного юридического лица нельзя надёжно обосновать только тем, что отчёты составлены для разных территорий.
Когда совпадение номеров является ошибкой
| Ситуация | Вывод | Что проверить | Нормативное основание |
|---|---|---|---|
| Подразделения принадлежат разным юридическим лицам и у каждого свой ИНН | Одинаковые номера рабочих мест сами по себе не свидетельствуют об ошибке | ИНН работодателя, ОГРН и реквизиты отчётов | Часть 2 статьи 18 Федерального закона № 426-ФЗ |
| Головной офис и подразделения относятся к одному юридическому лицу | Повторяющиеся индивидуальные номера необходимо проверить и, как правило, устранить | ИНН, КПП, адрес деятельности, перечни рабочих мест и сведения во ФГИС СОУТ | Статья 18 Федерального закона № 426-ФЗ; приложение № 4 к приказу Минтруда России № 817н |
| Повторяются только номера карт, но индивидуальные номера рабочих мест различаются | Нужно определить, является ли это особенностью оформления либо фактическим расхождением документов | Раздел II отчёта, заголовки карт, сводную ведомость и электронные сведения | Форма отчёта и инструкция, утверждённые приказом Минтруда России № 817н |
| Была повторная или внеплановая СОУТ на ранее оценённом рабочем месте | Произвольно присваивать новый номер нельзя: он должен совпадать с первоначальным | Предыдущий отчёт и историю рабочего места | Подпункт 1 пункта 4 приложения № 4 к приказу Минтруда России № 817н; пункт 2 части 2 статьи 18 Федерального закона № 426-ФЗ |
Приказ Минтруда России от 21 ноября 2023 года № 817н устанавливает, что в разделе II отчёта указывается индивидуальный номер рабочего места длиной не более восьми знаков. При внеплановой или повторной оценке этот номер должен полностью совпадать с первоначальным. Номера аналогичных рабочих мест обозначаются с добавлением прописной буквы «А», а сведения в картах должны соответствовать перечню рабочих мест.
Из этих требований следует практический принцип: номер закрепляется за определённым рабочим местом и используется для его идентификации в документах и информационной системе. Отдельная нумерация каждым филиалом «с единицы» создаёт риск того, что разные рабочие места одного работодателя окажутся обозначены одинаково. Разные КПП и адреса позволяют различать подразделения, но не превращают индивидуальный номер в необязательный реквизит.
Почему нельзя ограничиться объяснительной запиской
Письмо, справка или пояснение комиссии может зафиксировать причину появления дублей, однако не устраняет расхождение между утверждённым отчётом и электронными сведениями. Отчёт составляет организация, проводившая СОУТ, а подписывают его члены комиссии и эксперт этой организации. Следовательно, работодатель не должен единолично исправлять номер в готовой карте, заменять листы или подчищать бумажный экземпляр.
Протокол комиссии полезен как внутреннее основание для начала корректировки: в нём можно перечислить отчёты, подразделения, совпавшие номера и выбранную схему нумерации. Но такой протокол должен сопровождать согласованное исправление комплекта документов. Сам по себе он не изменяет ни форму отчёта, ни сведения, уже загруженные во ФГИС СОУТ.
Не следует также автоматически проводить новую специальную оценку условий труда. Техническая ошибка в обозначении рабочего места не названа в статье 17 Федерального закона № 426-ФЗ самостоятельным основанием для внеплановой СОУТ. Если фактическое рабочее место, измерения, класс условий труда, гарантии и рекомендации определены правильно, сначала рассматривается исправление документов и учётных сведений. Иная оценка потребуется только при наличии предусмотренного законом основания, например при вводе нового рабочего места или изменениях, способных повлиять на уровень воздействия вредных и опасных факторов.
Порядок исправления отчётов и сведений во ФГИС СОУТ
- Работодатель собирает единый реестр рабочих мест. В таблицу необходимо включить юридическое лицо, ИНН, КПП подразделения, адрес деятельности, идентификационный номер СОУТ, дату утверждения отчёта, номер рабочего места, профессию или должность, структурное подразделение, класс условий труда и наименование проводившей оценку организации. Результатом должна стать полная карта совпадений, а не выборочная проверка нескольких документов.
- Комиссия сопоставляет бумажные и электронные сведения. Следует проверить раздел II каждого отчёта, карты, сводные ведомости, декларации соответствия при их наличии, уведомления о передаче результатов во ФГИС СОУТ и электронные файлы, направленные работодателю. По части 3 статьи 18 Федерального закона № 426-ФЗ организация, проводившая оценку, после внесения сведений должна уведомить работодателя и передать ему электронный комплект загруженной информации.
- Комиссия определяет, какие номера необходимо сохранить. Нельзя менять номер рабочего места, если в отношении него проводилась повторная или внеплановая оценка и номер должен совпадать с первоначальным. Обычно сохраняют корректные номера ранее учтённых рабочих мест, а новый диапазон присваивают местам из отчёта, в котором дубли возникли позднее. Решение оформляют протоколом комиссии с таблицей старых и предлагаемых номеров.
- Работодатель обращается к каждой организации, проводившей СОУТ. В обращении необходимо указать реквизиты договора и отчёта, описать несоответствие, приложить реестр дублей и запросить порядок внесения исправлений в отчёт и переданные сведения. Если оценку в подразделениях выполняли разные исполнители, корректировку необходимо координировать между ними: изменение только одного документа не должно породить новые совпадения.
- Исправленный отчёт оформляется с участием исполнителя и комиссии. Поскольку форма отчёта включает подписи председателя, членов комиссии и эксперта, безопасный порядок предполагает оформление изменений теми участниками, которые отвечают за соответствующие части отчёта. Конкретный комплект может включать исправленные перечни, карты, сводную ведомость, протокол комиссии и иные листы, затронутые перенумерацией.
- Организация, проводившая СОУТ, корректирует сведения в информационной системе. Обязанность по передаче результатов во ФГИС СОУТ возложена частью 1 статьи 18 Федерального закона № 426-ФЗ на организацию, проводившую оценку. Приказ Минтруда России от 3 ноября 2015 года № 843н также предусматривает передачу сведений этим исполнителем. Работодатель должен получить подтверждение, позволяющее установить, какие сведения и по какому отчёту были направлены после исправления.
- Работодатель обновляет связанные документы. Если изменённый номер указан в декларации соответствия, кадровых или страховых сведениях, перечнях контингентов, документах расследования несчастных случаев либо локальных реестрах, их необходимо проверить отдельно. Изменение номера не должно приводить к подмене класса условий труда, гарантий или фактического рабочего места.
- Работников знакомят с изменёнными картами. Если исправления затронули карты, с которыми работники были ознакомлены, следует организовать повторное ознакомление под подпись. Это позволит подтвердить, что работник получил актуальный документ, а не вариант с прежним номером.
Если требуется заново выстроить перечень, провести измерения либо устранить более существенные дефекты отчёта, предмет и объём проведения специальной оценки условий труда необходимо определить до подписания дополнительных документов с исполнителем. Простая перенумерация и новая СОУТ — разные процедуры.
Как обосновать ситуацию при проверке
Обоснование должно показывать не только причину ошибки, но и фактические действия по её устранению. Для проверяющего органа целесообразно подготовить единый комплект: организационную структуру юридического лица, отчёты по всем адресам, сводный реестр рабочих мест, протокол комиссии о выявлении совпадений, переписку с организациями СОУТ, исправленные листы и подтверждение актуализации сведений во ФГИС.
В пояснении можно указать, что подразделения проводили оценку по отдельным договорам или этапам, а нумерация формировалась исполнителями без общего реестра работодателя. Однако такое описание объясняет происхождение несоответствия, но не отменяет необходимости привести документы к согласованному состоянию.
Не следует утверждать без документального подтверждения, что предупреждение сформировано исключительно автоматической сверкой по ИНН. Закон действительно предусматривает учёт во ФГИС данных об ИНН, КПП, месте деятельности и каждом рабочем месте, но доступные нормативные акты не устанавливают, что любое отображаемое предупреждение автоматически означает уже доказанное нарушение. Сначала нужно получить точный текст сообщения, идентификатор отчёта и сведения о том, на каком этапе возникло расхождение.
Как исключить повторение ошибки
Для одного юридического лица целесообразно вести централизованный реестр индивидуальных номеров рабочих мест. Подразделениям можно выделить непересекающиеся числовые диапазоны, например отдельные серии для каждого города или производственной площадки. Такое кодирование не является обязательной государственной формой, но помогает сохранить уникальность номеров и проследить историю рабочего места.
- до заключения договора выдавать исполнителю утверждённый перечень с зарезервированными номерами;
- проверять ИНН, КПП, адрес деятельности и структурное подразделение на титульном листе и в картах;
- до утверждения отчёта проводить общую сверку со всеми действующими отчётами работодателя;
- при повторной и внеплановой СОУТ сохранять первоначальный номер рабочего места;
- сопоставлять утверждённый отчёт с электронным комплектом, направленным во ФГИС СОУТ;
- назначить в головной организации ответственного за единый реестр рабочих мест.
Важно: перенумерацию нельзя проводить механически. Сначала необходимо отделить первоначальную СОУТ от повторной и внеплановой, проверить аналогичные рабочие места и установить, где номера уже использованы в декларациях и иных обязательных сведениях. Иначе устранение одного совпадения может нарушить связь рабочего места с его предыдущими результатами.
Услуга по теме
Проведение специальной оценки условий труда
Практическая помощь специалистов HSES по теме материала.
Данный материал предназначен для повышения профессиональной осведомлённости в сфере охраны труда. Он не заменяет изучение нормативных документов и не является юридической консультацией. При решении практических вопросов рекомендуется руководствоваться действующим законодательством и официальными источниками.