Работодатель использует внутреннюю электронную систему для ознакомления работников с инструкциями по охране труда, применяя простую электронную подпись (подтверждение входа по пин-коду на телефон). Возникает вопрос о том, как подтвердить факт ознакомления при проверке ГИТ и какие данные должна включать выгрузка из системы для признания ее доказательством.
Факт ознакомления с инструкциями по охране труда подтверждается исключительно личной подписью работника в журнале инструктажей или листе ознакомления на бумажном носителе. Использование внутренней электронной системы с простой электронной подписью (ПЭП) не заменяет этого требования при проверке ГИТ.
Этого мало для вывода. Всё, что нужно знать перед решением:
Трудовой кодекс РФ в ст. 22.1 ч. 3 прямо исключает применение электронного документооборота к документам по инструктажам по охране труда, которые должны быть лично подписаны работником. Это означает, что подтверждение проведения инструктажа требует собственноручной подписи в бумажном журнале регистрации. Хотя электронные системы допустимы для ознакомления с текстом инструкций, фиксация факта проведения инструктажа и изучения конкретной инструкции оформляется на бумажном носителе в соответствии с Порядком обучения по охране труда, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2021 года № 2464.
Важно: При проверке ГИТ отсутствие журнала инструктажей с личными подписями работников квалифицируется как нарушение требований охраны труда по ст. 5.27.1 КоАП РФ, что влечёт штраф до 80 000 рублей.
Какая информация должна быть в выгрузке из системы для подтверждения ознакомления
Выгрузка из электронной системы не может служить доказательством ознакомления с инструкциями по охране труда, но для иных локальных актов должна содержать: ФИО работника, дату/время ознакомления, наименование документа, технические данные идентификации (логин, IP-адрес, номер телефона для SMS-подтверждения).
Для документов, не относящихся к инструктажам по охране труда, работодатель вправе использовать электронное ознакомление при соблюдении требований ТК РФ ст. 22.3. Выгрузка данных должна включать информацию, аналогичную бумажному журналу: идентифицирующие данные работника, точные временные метки, название ознакомленного документа и способ подтверждения (например, ввод кода из SMS). Технические параметры (уникальный идентификатор сессии, IP-адрес) обеспечивают достоверность доказательств при проверке.
Важно: Для инструктажей по охране труда выгрузка не заменяет журнала регистрации, так как это прямо запрещено ТК РФ ст. 22.1 ч. 3.
Какие нормативные акты требуют личной подписи при ознакомлении с инструкциями по охране труда
ТК РФ ст. 22.1 ч. 3 и Порядок обучения № 2464 п. 35 прямо устанавливают обязательность личной подписи работника на бумажном носителе для документов по инструктажам.
Трудовой кодекс в ст. 22.1 ч. 3 исключает применение электронного документооборота к документам, подтверждающим прохождение инструктажей по охране труда. Это означает, что такие документы оформляются с собственноручной подписью работника. Дополнительно Порядок обучения № 2464 п. 35 предусматривает ведение журналов регистрации инструктажей на бумажном носителе, где фиксируются дата, вид инструктажа, ФИО инструктируемого и инструктирующего, а также их подписи.
Важно: Требование о личной подписи распространяется именно на фиксацию факта проведения инструктажа, а не на доступ к тексту инструкций.
Как оформить ознакомление с инструкциями по охране труда
Через проведение инструктажа с регистрацией в бумажном журнале, где работник ставит личную подпись, и ведение отдельного журнала ознакомления с текстом инструкций.
Порядок действий:
- Утвердить инструкции по охране труда приказом работодателя.
- Провести инструктаж (вводный, первичный, повторный) с разъяснением содержания инструкций.
- Зарегистрировать факт проведения инструктажа в журнале установленной формы с подписью работника и инструктирующего.
- Для подтверждения изучения текста инструкций завести отдельный журнал ознакомления, где работник расписывается после прочтения каждой инструкции.
- Хранить журналы 10 лет согласно п. 36 Порядка обучения № 2464.
Важно: Электронные системы можно использовать для доступа к текстам инструкций, но подпись в бумажном журнале обязательна.
Информация подготовлена исключительно в образовательных и справочных целях. Любые выводы и рекомендации следует рассматривать как экспертное мнение, а не как официальную правовую позицию. Ответственность за применение информации на практике несёт пользователь.