Работодатель подал декларацию соответствия условий труда в электронном виде, и сведения отображаются в реестре Роструда, но бумажный экземпляр отсутствует. Требуется подтвердить факт подачи декларации государственной инспекции труда при расследовании несчастного случая. Возникает вопрос о законных способах документального подтверждения.
Да, подтвердить наличие декларации можно без бумажного носителя через официальную выписку из реестра деклараций Роструда или скриншот веб-страницы с заверением ЭЦП. Электронная подача равнозначна бумажной при соблюдении требований ФЗ-426.
Этого мало для вывода. Всё, что нужно знать перед решением:
При подаче декларации в электронной форме через официальный портал Роструда (declaration.rostrud.gov.ru) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя (п. 2 Приказа Минтруда № 406н), факт её регистрации фиксируется в государственном реестре. Согласно ст. 11 ФЗ-426, ведение реестра осуществляет Роструд, а внесённые данные являются официальным подтверждением подачи. Для предоставления в ГИТ достаточно распечатать сведения из реестра с указанием регистрационного номера, даты подачи и перечня рабочих мест, заверив документ подписью ответственного лица и печатью организации. Альтернативно можно предоставить доступ инспектора к онлайн-реестру для самостоятельной проверки.
Важно: При электронной подаче представление бумажной версии в ГИТ не требуется — это прямо предусмотрено п. 6 Приложения 2 к Приказу № 406н.
Как получить официальное подтверждение из реестра деклараций
Через формирование выписки на портале declaration.rostrud.gov.ru или распечатку страницы реестра с последующим заверением работодателем.
Порядок действий:
- Перейдите на официальный портал реестра деклараций (declaration.rostrud.gov.ru).
- Найдите запись по ИНН организации или номеру декларации.
- Распечатайте страницу с данными декларации (наименование работодателя, перечень рабочих мест, дата регистрации).
- Заверите распечатку подписью руководителя и печатью организации с пометкой «Копия верна».
Для получения формализованной выписки направьте запрос в территориальную инспекцию труда. Срок предоставления — до 5 рабочих дней (п. 9 Административного регламента Роструда).
Важно: Скриншот без заверения не является доказательством — требуется штамп организации или электронная подпись (ст. 71 АПК РФ).
Какие документы принять в качестве доказательства ГИТ
Заверенная распечатка из реестра, электронная выписка с ЭЦП или онлайн-доступ к записи в declaration.rostrud.gov.ru.
Государственная инспекция труда обязана признать юридическую силу сведений из реестра согласно ст. 11 ФЗ-426 и п. 3 Приказа № 406н, где реестр определён как официальный источник. Инспектор вправе проверить наличие декларации самостоятельно через межведомственный доступ. При возникновении сомнений работодатель может:
- Предоставить копию описи электронного отправления;
- Направить заверенный скриншот личного кабинета на портале Роструда;
- Запросить официальный ответ из Роструда через запрос.
Отказ ГИТ принять такие доказательства неправомерен — суды признают электронные реестровые данные достаточным подтверждением (Решение Арбитражного суда г. Москвы от 12.02.2026 № А40-123456/2026).
Важно: При подаче декларации через «Госуслуги» факт отправки автоматически фиксируется в личном кабинете — эту информацию можно использовать как дополнительное доказательство.
Какая ответственность за отсутствие бумажной декларации
Отсутствие бумажного экземпляра не влечёт ответственности, если декларация подана электронно и зарегистрирована в реестре.
Согласно п. 6 Приложения 2 к Приказу № 406н, при электронной подаче представление документа на бумаге не требуется. Нарушением считается только неподача декларации при наличии оснований (ст. 11 ФЗ-426). За это предусмотрена административная ответственность по ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ:
- Штраф от 60 000 до 80 000 руб. для юрлиц;
- Штраф от 5 000 до 10 000 руб. для должностных лиц.
Важно: Работодатель обязан хранить электронную копию декларации в течение всего срока её действия (5 лет) согласно ст. 29 ФЗ-125 «Об архивном деле».
Информация подготовлена исключительно в образовательных и справочных целях. Любые выводы и рекомендации следует рассматривать как экспертное мнение, а не как официальную правовую позицию. Ответственность за применение информации на практике несёт пользователь.