В офисе действует гибкая рассадка: сотрудники с одинаковыми должностями и функциями ежедневно занимают любые свободные столы. Оборудование и условия в пределах рабочей зоны заявлены как одинаковые, а персональные места за сотрудниками не закреплены.
Работодатель обязан включить в перечень СОУТ фактически оборудованные рабочие места — рабочие столы с соответствующей рабочей зоной, а не создавать отдельное место на каждого сотрудника. Если несколько работников последовательно используют один стол, это не превращает его в несколько рабочих мест; если одновременно доступны несколько столов, каждый из них учитывается отдельно и при соблюдении всех критериев части 6 статьи 9 Федерального закона № 426-ФЗ может быть признан аналогичным. Первое действие — провести инвентаризацию офисных мест и утвердить комиссией перечень с индивидуальными номерами и указанием групп аналогичных рабочих мест.
Этого мало для вывода. Всё, что нужно знать перед решением:
Специальная оценка условий труда привязана к рабочему месту как к контролируемой работодателем части производственной среды, в которой выполняется трудовая функция. Поэтому при гибкой рассадке основой учёта становится не персональное закрепление стола и не количество трудовых договоров, а фактически созданная работодателем система оборудованных мест, доступных для выполнения работы.
Статья 209 Трудового кодекса Российской Федерации определяет рабочее место как место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с работой и которое прямо либо косвенно контролируется работодателем. Из этого определения не следует, что у рабочего места обязательно должен быть постоянный персональный пользователь. Один стол может последовательно использоваться несколькими сотрудниками, а один сотрудник может в разные дни занимать разные столы.
Федеральный закон от 28 декабря 2013 года № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» также разделяет понятия рабочего места и численности занятых на нём работников. Это видно и из действующей формы отчёта: для каждого рабочего места указываются индивидуальный номер, наименование, число занятых работников и наличие аналогичных мест.
Что считать объектом СОУТ при гибкой рассадке
Объектом оценки является фактически организованное рабочее место с его пространственным расположением, оборудованием, рабочей зоной и источниками производственных факторов. В обычном офисе таким объектом, как правило, выступает оборудованная позиция: стол, кресло, компьютерная техника и относящаяся к ним зона выполнения работы.
| Ситуация | Вывод | Как отразить в перечне | Нормативное основание |
|---|---|---|---|
| Один оборудованный стол поочерёдно занимают несколько работников | Это одно рабочее место, если одновременно на нём может работать только один человек | Присвоить один индивидуальный номер и указать работников, занятых на этом месте | Статья 209 ТК РФ; форма отчёта, утверждённая приказом Минтруда России № 817н |
| В офисной зоне одновременно доступны несколько столов | Каждая оборудованная позиция учитывается как отдельное рабочее место | Присвоить каждому месту отдельный номер, после чего решить вопрос об аналогичности | Части 5 и 6 статьи 9 Федерального закона № 426-ФЗ |
| Работников больше, чем одновременно используемых столов | Количество работников само по себе не определяет количество рабочих мест | Учитывать фактически созданные позиции и отдельно отражать численность занятых на них работников | Разделы II и III формы отчёта по приказу Минтруда России № 817н |
| Работник перемещается между зонами с разными условиями | Нельзя автоматически считать все позиции одинаковыми | Разделить места по помещениям, оборудованию, функциям, режимам и факторам | Часть 6 статьи 9 Федерального закона № 426-ФЗ |
Например, если в подразделении числятся 30 сотрудников, но в офисе создано 20 одновременно доступных универсальных позиций, исходной величиной для перечня будут 20 оборудованных рабочих мест, а не 30 персональных записей. При этом в документах СОУТ необходимо корректно отразить работников, которые фактически используют эти позиции.
Если же один физический стол последовательно используется сотрудниками в разные периоды рабочего дня, несколько рабочих мест только из-за смены пользователей не возникают. Аналогичность в этом случае между пользователями одного стола не устанавливается: сравнивать можно разные рабочие места, а не работников, поочерёдно занятых на одном месте.
Когда универсальные столы можно признать аналогичными
Комиссия вправе объединить оборудованные позиции в группу аналогичных рабочих мест только при одновременном выполнении всех признаков, перечисленных в части 6 статьи 9 Федерального закона № 426-ФЗ. Одного совпадения должностей, компьютеров и мебели недостаточно.
Для аналогичности необходимо подтвердить, что рабочие места:
- расположены в одном или нескольких однотипных помещениях либо производственных зонах;
- обслуживаются одинаковыми или однотипными системами вентиляции, кондиционирования, отопления и освещения;
- используются работниками одной профессии, должности или специальности;
- предназначены для выполнения одинаковых трудовых функций;
- предполагают одинаковый режим рабочего времени;
- связаны с однотипным технологическим или рабочим процессом;
- оснащены одинаковым оборудованием, инструментами, приспособлениями и используемыми материалами;
- предусматривают одинаковое обеспечение средствами индивидуальной защиты, если они требуются.
Перемещение сотрудников между столами не отменяет эти критерии и не заменяет их. Комиссии необходимо проверять характеристики самих позиций и фактическую работу на них. Столы у окна и в глубине помещения, рядом с постоянно работающей оргтехникой и вдали от неё, под разными системами вентиляции или в зонах с отличающимся освещением могут не отвечать признакам аналогичности, даже если внешне мебель и компьютеры одинаковы.
Отдельной проверки требуют трудовые функции. Если одним универсальным столом пользуются, например, специалист, работающий преимущественно с документами, и сотрудник, регулярно выполняющий телефонные переговоры либо операции с иной сенсорной нагрузкой, одинаковая мебель ещё не доказывает одинаковые условия трудового процесса. Решение должно приниматься с участием организации, проводящей специальную оценку условий труда, после изучения штатного расписания, должностных обязанностей, режима работы, оборудования и фактической организации офисной зоны.
Как применять правило о 20 процентах рабочих мест
Критерии аналогичности установлены статьёй 9 Федерального закона № 426-ФЗ, а порядок оценки сформированной группы — статьёй 16 того же закона. При выявлении аналогичных мест СОУТ проводится в отношении 20 процентов от их общего количества, но не менее чем на двух рабочих местах. Полученные результаты применяются ко всей подтверждённой группе.
Таким образом, если комиссия выделила 20 действительно аналогичных офисных позиций, исследования и оценка проводятся на четырёх из них. Если группа включает два рабочих места, оцениваются оба. На группу аналогичных мест оформляется одна карта СОУТ и разрабатывается единый перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда.
Правило о выборочной оценке нельзя применять к одному столу, которым поочерёдно пользуются несколько человек. В такой ситуации имеется одно рабочее место и несколько занятых на нём работников. Нельзя также рассчитывать 20 процентов от общей численности сотрудников: базой расчёта является количество рабочих мест в подтверждённой группе аналогов.
Важно: если при проведении СОУТ выяснится, что хотя бы одно из мест, ранее включённых в аналогичную группу, не соответствует установленным критериям, часть 5 статьи 16 Федерального закона № 426-ФЗ требует провести оценку на всех местах, которые были признаны аналогичными. Поэтому формальное объединение всей офисной зоны без проверки планировки, инженерных систем и трудовых функций создаёт риск повторного расширенного обследования.
Как сформировать перечень рабочих мест
Отсутствие закрепления конкретного стола за работником не меняет обязанности комиссии до начала работ утвердить перечень рабочих мест с указанием аналогичных. Оно влияет только на способ инвентаризации: вместо распределения мест по фамилиям необходимо описать фактическую конфигурацию офисных позиций и порядок их использования.
- Работодатель проводит инвентаризацию. Необходимо зафиксировать все одновременно доступные оборудованные позиции, помещения и зоны, состав техники, инженерные системы, режим использования и категории работников. Практично приложить к рабочим материалам план помещения с условными обозначениями столов.
- Комиссия сопоставляет позиции с организацией труда. Проверяются штатное расписание, трудовые функции, графики, локальный порядок гибкой рассадки, сведения об оборудовании и фактическая загрузка мест.
- Каждому рабочему месту присваивается индивидуальный номер. По Инструкции, утверждённой приказом Минтруда России от 21 ноября 2023 года № 817н, такой номер указывается в разделе II отчёта. Аналогичные места обозначаются с добавлением прописной буквы «А».
- Комиссия формирует группы аналогов. Объединять места следует только после проверки каждого признака части 6 статьи 9 Федерального закона № 426-ФЗ. Позиции с различиями выделяются отдельно.
- Комиссия утверждает перечень до начала работ по СОУТ. В перечне указываются все подлежащие оценке места и их аналогичность. Решение целесообразно оформить протоколом заседания комиссии либо включить в документ об утверждении перечня.
- Организация, проводящая СОУТ, оформляет отчёт. В разделе II отражаются номер и наименование места, численность занятых работников, номера аналогов и результаты идентификации факторов. В карте приводятся сведения о работниках, использовавших соответствующее место за месяц, предшествующий её заполнению.
Наименование места должно позволять отличить его от других позиций и связать с должностью или группой должностей. Для гибкой рассадки можно использовать рабочее обозначение, например: «рабочее место специалиста офисного подразделения, зона А, позиция 01». Конкретную структуру наименований комиссия согласует с экспертной организацией с учётом штатного расписания и формы отчёта.
Какие сведения подтвердят правильность решения
Федеральный закон № 426-ФЗ не устанавливает специального режима СОУТ именно для hot desking или гибкой рассадки. Поэтому обоснование перечня строится на общих правилах и фактических данных. Работодателю полезно сохранить документы, по которым можно восстановить логику подсчёта и группировки мест:
- утверждённый перечень рабочих мест с индивидуальными номерами;
- план офисной зоны с расположением оборудованных позиций;
- протокол комиссии о признании мест аналогичными;
- описание компьютеров, оргтехники, мебели и инженерных систем;
- штатное расписание и сведения о трудовых функциях;
- правила бронирования или использования универсальных столов;
- данные о фактической численности работников и режиме занятости мест;
- материалы эксперта, подтверждающие идентификацию факторов.
При заполнении карты по приказу Минтруда России № 817н указывается численность работников, занятых на рабочем месте, а также сведения о страховых номерах индивидуальных лицевых счетов работников, занятых на нём за месяц, предшествовавший заполнению карты. Следовательно, плавающий состав пользователей не освобождает от отражения работников в результатах СОУТ. Работодателю следует заранее подготовить достоверную выгрузку из системы бронирования, табелей, графиков или иных документов, позволяющих установить фактическое использование мест.
Итоговый подход можно сформулировать так: перечень строится по реально созданным и одновременно используемым оборудованным позициям; численность персонала отражается отдельно; персональное закрепление стола не является обязательным; выборочная оценка допустима только для нескольких рабочих мест, полностью отвечающих законодательным признакам аналогичности.
Публикация предназначена для общего информирования и профессионального обсуждения вопросов охраны труда. Представленные мнения не заменяют правовую экспертизу и не могут использоваться как единственное основание для принятия решений. Перед практическим применением информации рекомендуется сверяться с действующими нормативными требованиями.