Профессиональные риски секретаря нужно оценивать по фактическим операциям и местам пребывания работника, а не по общему названию офисной должности. Работодателю следует обследовать рабочее место, маршруты передвижения и используемое оборудование, опросить секретаря, а затем включить выявленные опасности в реестр и карту рисков. Универсальный образец можно использовать только как основу: итоговые оценки и меры должны соответствовать условиям конкретной организации.
Почему должностной инструкции недостаточно для оценки
Основной объект оценки — выполняемая работа в конкретных условиях. Должностная инструкция помогает составить предварительный перечень операций, но не показывает фактическое расположение проводов, состояние мебели, маршруты к переговорным, частоту контактов с посетителями и особенности использования офисной техники.
Статья 218 Трудового кодекса РФ требует проводить в рамках системы управления охраной труда системные мероприятия по выявлению опасностей, оценке и снижению уровней профессиональных рисков. Выявить опасность — значит обнаружить и описать ее источник, условия возникновения и возможные последствия. Поэтому запись «работа секретаря» сама по себе не раскрывает ни опасное событие, ни его причину.
Раздел III Примерного положения о системе управления охраной труда, утвержденного приказом Минтруда России от 29 октября 2021 года № 776н, связывает управление рисками с выявлением опасностей, их оценкой, выбором мер, контролем и пересмотром. Согласно пунктам 19–21 Положения рекомендуется сформировать перечень опасностей, учитывать штатные и возможные нештатные ситуации и оценить все выявленные опасности. Пункт 25 закрепляет обязанность работодателя обеспечить их систематическое выявление, регулярный анализ и оценку.
Для секретаря сначала нужно установить состав реальной работы. В одной организации он принимает звонки и ведет календарь руководителя, в другой дополнительно встречает посетителей, получает корреспонденцию, переносит коробки с бумагой, использует шредер, архивирует документы и перемещается между зданиями. Одинаковые названия должностей в этих случаях не означают одинаковый набор рисков.
Минимальный перечень исследуемых операций может включать:
- работу за компьютером и с программным обеспечением;
- телефонные переговоры, прием и передачу информации;
- печать, копирование, сканирование и уничтожение документов;
- получение, сортировку, хранение и перенос корреспонденции;
- прием посетителей и сопровождение их по помещениям;
- передвижение по коридорам, лестницам, входной зоне и прилегающей территории;
- получение документов в других подразделениях или организациях, если это входит в обязанности;
- действия при сбоях оборудования, аварийных ситуациях и эвакуации.
Если какая-либо операция секретарю не поручена и фактически не выполняется, включать связанные с ней опасности только ради полноты шаблона не нужно. И наоборот, нерегулярную поездку в архив или получение тяжелой посылки нельзя исключать лишь потому, что основная часть рабочего дня проходит за столом.
Какие опасности проверить на рабочем месте секретаря
Перечень опасностей формируют после наблюдения за работой, а не путем механического копирования справочника. Для типичного офисного места целесообразно проверить группы, связанные с передвижением, оборудованием, организацией рабочего места, обращением с документами и взаимодействием с людьми.
Рабочее место и компьютерная техника
При обследовании проверяют устойчивость стола и кресла, размещение монитора, клавиатуры и часто используемых предметов, наличие свободного пространства, состояние розеток и кабелей. Для карты имеют значение не общие формулировки о компьютере, а конкретные сценарии: падение из-за провода в проходе, поражение электрическим током при поврежденном кабеле, удар падающим предметом с неустойчивой полки, дискомфорт из-за неудобной рабочей позы.
Приложение № 6 «Работа в офисе» к Рекомендациям, утвержденным приказом Минтруда России от 28 декабря 2021 года № 926, охватывает обстановку рабочего места, мониторы и компьютерную технику, оборудование, взаимодействие с программным обеспечением, организацию процесса и меры предупреждения. Это методическая основа для проверки офиса, но она не заменяет осмотр конкретного места секретаря.
Оргтехника, бумага и хозяйственные операции
Принтер, копировальный аппарат, резак и шредер оценивают с учетом способа их использования. Нужно установить, открывает ли секретарь крышки оборудования, устраняет ли замятие бумаги, меняет ли расходные материалы, использует ли ручной резак и где расположена техника. Опасность следует описывать через источник и событие: например, доступ к движущимся частям шредера при нарушении порядка эксплуатации, а не просто «шредер».
Отдельно проверяют порезы краем бумаги и канцелярскими принадлежностями, падение папок или коробок, перенапряжение при ручном перемещении пачек бумаги и архивных материалов. Наличие этих опасностей зависит от объема документов, высоты хранения, массы перемещаемых предметов и того, предусмотрены ли тележки либо помощь другого работника.
Передвижение и контакты с посетителями
Маршрут секретаря часто шире площади возле рабочего стола. В обследование включают приемную, коридоры, лестницы, гардероб, переговорные, архив, входную группу и иные места, куда работник проходит по служебной необходимости. Проверяют скользкие или поврежденные покрытия, пороги, перепады высоты, загромождение проходов, недостаточную видимость препятствий и возможность падения предметов.
Прием посетителей требует оценки фактических условий взаимодействия. Значение имеют интенсивность потока, наличие пропускного режима, возможность вызвать охрану или руководителя, порядок действий при конфликтном поведении и планировка приемной. Не следует автоматически приписывать каждому секретарю высокий риск агрессии: сначала нужно установить реальные источники и обстоятельства опасного события.
Организация процесса и нештатные ситуации
При анализе рабочего процесса учитывают сочетание телефонных переговоров, срочных поручений, работы в нескольких программах и постоянных переключений между задачами. Однако общая фраза «стресс» мало пригодна для управления риском. В карте полезнее обозначить конкретные условия: конфликтующие срочные задания, отсутствие порядка замещения, продолжительные периоды работы без смены вида деятельности или неурегулированное взаимодействие с посетителями.
Отдельной проверке подлежат нештатные ситуации: отключение электричества, неисправность оргтехники, задымление, блокирование обычного маршрута и необходимость эвакуации посетителей. Пункт 20 Примерного положения о СУОТ, утвержденного приказом № 776н, рекомендует учитывать не только нормальные условия, но и возможные отклонения, аварии и инциденты.
Как обследовать работу секретаря и собрать доказательства
Достоверная оценка начинается с сопоставления документов с наблюдением и опросом. Рекомендации, утвержденные приказом Минтруда России от 31 января 2022 года № 36, предлагают обследовать все места, где находится работник или куда ему необходимо прибыть в связи с работой.
Практический порядок обследования выглядит так:
- Соберите исходные сведения. Изучите должностную инструкцию, локальный порядок работы приемной, инструкции по эксплуатации оборудования, сведения о происшествиях и микротравмах, результаты ранее проведенной оценки и информацию об изменениях рабочего места.
- Разложите работу на операции. Зафиксируйте не только ежедневные задачи, но и периодические действия: замену бумаги, получение поставок, посещение архива, сопровождение посетителей, подготовку переговорной.
- Пройдите реальные маршруты. Осмотрите стол, технику, проходы, лестницы, входную зону и другие места пребывания. Приказ № 36 в пункте 37 рекомендует использовать обход, наблюдение за выполнением работы, опрос, выявление источников опасности и оценку исправности оборудования.
- Понаблюдайте за обычной операцией. Важно увидеть, как секретарь достает документы, подключает технику, переносит бумагу, принимает посетителя и получает корреспонденцию. Работник может приспосабливаться к неудобству и не воспринимать его как опасность.
- Проведите короткий опрос. Уточните места пребывания в течение дня, редкие операции, ранее возникавшие опасные ситуации, неудобства и предложения по снижению риска. Пункты 39–41 приказа № 36 позволяют по результатам опроса и осмотра уточнить сведения об источниках опасности и действующих мерах.
- Скорректируйте реестр и проведите оценку. Для каждой подтвержденной опасности определите опасное событие, возможные последствия, существующие меры защиты и уровень риска по принятому у работодателя методу.
Законодательство не устанавливает единственный метод оценки для любой организации. Пункты 22 и 23 Примерного положения о СУОТ рекомендуют выбирать метод с учетом характера деятельности и допускают разные методы для разных процессов. Приказ Минтруда России от 28 декабря 2021 года № 926 также исходит из самостоятельного выбора работодателем приемлемого и пригодного метода. Он должен давать понятный, проверяемый и воспроизводимый результат.
Если в организации нет необходимой компетенции или ресурсов, для обследования и подготовки документов может быть организовано проведение оценки профессиональных рисков с привлечением независимой организации. Такая возможность предусмотрена пунктом 24 Примерного положения о СУОТ. При этом работодателю все равно необходимо предоставить достоверные сведения о процессах и обеспечить доступ к рабочим местам и работникам.
Пример карты профессиональных рисков секретаря
Карта должна позволять проследить связь между операцией, источником опасности, опасным событием, действующей защитой, оценкой и дополнительной мерой. Ниже приведен условный пример: его нельзя переносить в документы организации без обследования и расчета уровня риска по утвержденной методике.
| Операция или место | Источник и опасное событие | Возможные последствия | Действующие меры | Что проверить или добавить |
|---|---|---|---|---|
| Работа за компьютером | Неудобное размещение монитора и устройств ввода; продолжительная статичная поза | Дискомфорт, перенапряжение отдельных групп мышц | Регулируемое кресло, организованное рабочее место | Настройка мебели под работника, размещение часто используемых предметов в удобной зоне, смена вида деятельности |
| Перемещение по приемной | Кабель или коробка в проходе; спотыкание и падение | Ушиб, растяжение, иная травма | Выделенный проход, визуальный контроль помещения | Убрать кабели в предназначенные элементы, исключить временное хранение коробок в проходе |
| Использование оргтехники | Поврежденный провод или корпус; контакт с электрическим током | Электротравма | Штатное подключение, внешний осмотр перед использованием | Вывести неисправное устройство из эксплуатации, определить порядок сообщения о дефекте и ремонта |
| Устранение замятия бумаги | Доступ к внутренним элементам включенного устройства | Травмирование руки, контакт с нагретой частью | Инструкция изготовителя, штатный порядок устранения замятия | Запретить действия вне компетенции пользователя, обеспечить вызов ответственного специалиста |
| Работа с документами | Острый край бумаги, ножницы или ручной резак | Порез кисти или пальцев | Исправные канцелярские принадлежности, организованное хранение | Убрать поврежденные инструменты, проверить устойчивость резака и порядок его применения |
| Хранение папок | Неустойчивая укладка на верхней полке; падение предмета | Ушиб | Стеллаж, распределение документов по полкам | Тяжелые материалы разместить ниже, исключить переполнение и неустойчивые стопки |
| Перенос бумаги и архивных коробок | Неудобный захват или чрезмерная для конкретного работника нагрузка | Перенапряжение, падение переносимого предмета | Доставка до места хранения, возможность разделить груз | Оценить массу и частоту операций, использовать тележку или помощь другого работника |
| Прием посетителей | Конфликтное поведение посетителя | Психоэмоциональное воздействие, травмирование при развитии конфликта | Пропускной режим, телефонная связь | Установить понятный алгоритм вызова охраны или руководителя, ознакомить секретаря с порядком действий |
| Эвакуация из приемной | Задымление, потеря видимости, недоступность обычного маршрута | Травма или воздействие опасных факторов | Свободные пути эвакуации, организационные процедуры | Проверять отсутствие загромождений и знание работником порядка действий |
В рабочей карте к этим сведениям добавляют поля, предусмотренные локальной методикой: вероятность, тяжесть последствий, итоговый уровень или категорию риска, приоритет меры, ответственного и срок выполнения. Числовые значения нельзя определить по названию профессии. Даже риск падения будет оцениваться по-разному при свободном ровном проходе и при постоянно загроможденной лестнице.
Действующие меры нужно фиксировать только после проверки. Если в помещении имеется кабель-канал, но провод фактически лежит поперек прохода, записывать «кабели закреплены» нельзя. Аналогично наличие инструкции по эксплуатации не подтверждает, что работник с ней ознакомлен и соблюдает безопасный порядок работы.
Как выбрать меры и проверить результат
Мера должна воздействовать на установленную причину опасного события. Пункт 26 Примерного положения о СУОТ определяет направление таких мероприятий: исключение выявленной опасности или снижение уровня профессионального риска. Инструктаж или ознакомление не следует использовать как универсальный ответ на дефект оборудования, загроможденный проход либо неустойчивую мебель.
При выборе решений полезно соблюдать практическую последовательность:
- устранить источник, если это возможно: убрать предмет из прохода, заменить поврежденный кабель, отказаться от неисправного инструмента;
- применить техническую защиту: закрепить провод, обеспечить устойчивое хранение, использовать исправное регулируемое оборудование;
- изменить организацию работы: определить порядок доставки тяжелых пачек, вызова технического специалиста, приема конфликтного посетителя или замещения секретаря;
- довести до работника относящиеся к его операциям правила и проверить их практическое применение;
- после реализации оценить, снизился ли риск и не появились ли новые опасности.
Для плана мероприятий удобно указывать действие, ожидаемый результат, срок, ответственного и необходимые ресурсы. Именно такой примерный набор сведений приведен в пункте 30 Примерного положения о СУОТ. Формулировка «улучшить условия работы секретаря» не дает возможности проверить исполнение; запись «до установленной даты закрепить кабель, ответственный — назначенное лицо, результат — кабель не пересекает проход» создает проверяемый результат.
Специалистам, которые разрабатывают методику, проводят идентификацию и организуют пересмотр, необходимы не только шаблоны, но и понимание связи между опасностью, методом оценки и приоритетом мер. Эти вопросы системно рассматривает программа оценки и управления профессиональными рисками. Обучение не заменяет обследование конкретного рабочего места, но помогает выстроить воспроизводимую процедуру.
Результат проверяют на месте: выполнено ли мероприятие, применяется ли защита, изменились ли условия и соответствует ли им остаточная оценка. После процедур обнаружения и оценки работника нужно ознакомить с результатами — это предусмотрено пунктом 42 Рекомендаций, утвержденных приказом № 36. Ознакомление должно охватывать опасности и меры, относящиеся к реальной работе секретаря, а не только итоговую категорию риска.
Когда карту рисков секретаря нужно пересмотреть
Карту нельзя считать бессрочным описанием должности. Профессиональные риски подлежат регулярному анализу, а необходимость внепланового пересмотра возникает, когда прежнее описание перестает соответствовать процессу или фактическим условиям.
Проверить актуальность карты необходимо, в частности, если:
- секретаря перевели в другое помещение или изменили планировку приемной;
- установили новую мебель, оргтехнику или программное обеспечение;
- добавили прием посетителей, архивные операции, доставку корреспонденции или другие обязанности;
- изменились маршруты передвижения, пропускной режим либо порядок взаимодействия с охраной;
- произошел несчастный случай, выявлена микротравма или обнаружена ранее неучтенная опасная ситуация;
- реализованы меры, после которых нужно определить остаточный уровень риска;
- работник или руководитель сообщил о новой опасности либо неработающей мере защиты.
Статья 218 Трудового кодекса РФ прямо связывает выявление опасностей с контролем состояния условий и охраны труда, расследованием несчастных случаев и профессиональных заболеваний, а также рассмотрением обстоятельств микротравм. Пункт 32 Примерного положения о СУОТ рекомендует учитывать при планировании изменения условий труда, процессов, продукции, услуг, расположения рабочих мест и производственной среды.
Проверенная карта профессиональных рисков секретаря должна отвечать на пять вопросов: какую операцию выполняет работник, где и при каких условиях возникает опасность, какое событие возможно, чем риск уже контролируется и что еще нужно сделать. Если документ содержит только перечень общих офисных факторов без источников, сценариев и проверяемых мер, он не дает работодателю достаточной основы для управления рисками.
Обучение по теме
Обучение по промышленной безопасности
Программы, сроки и формат обучения по направлению.
Информация представлена исключительно для ознакомления. Она не заменяет юридическую консультацию и не является официальным толкованием законодательства. В практической деятельности следует использовать актуальные нормативные документы, при необходимости, привлекать профильных экспертов.