Работодатель интересуется возможностью перевода процедуры оформления инструктажей по охране труда в электронный формат с использованием электронной подписи. Возникает вопрос о правомерности такой замены собственноручной подписи работника в документах по инструктажам.
Нет, инструктажи по охране труда (вводный, первичный, повторный, внеплановый, целевой) нельзя подписывать электронной подписью — они требуют собственноручной подписи работника. Это прямо запрещено ТК РФ ст. 22.1 ч. 3.
Этого мало для вывода. Всё, что нужно знать перед решением:
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений регулируется главой 22.1 ТК РФ, которая устанавливает перечень исключений. Согласно ТК РФ ст. 22.1 ч. 3, положения об ЭДО не применяются к документам, подтверждающим прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником. Это означает, что даже при использовании электронного документооборота для других кадровых процедур, фиксация проведения инструктажа должна заверяться собственноручной подписью работника в бумажном журнале инструктажей или на листе регистрации.
Отдельно следует отметить протоколы проверки знаний по охране труда: их можно подписывать электронной подписью согласно ПП-2464 п. 93, так как они не входят в перечень исключений ст. 22.1 ТК РФ. Это создает путаницу, но законодатель четко разграничивает эти два вида документов.
Важно: Замена собственноручной подписи на электронную при оформлении инструктажей является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность.
Какие документы по охране труда можно оформлять в электронном виде
Все документы по охране труда, кроме прямо перечисленных в ТК РФ ст. 22.1 ч. 3, включая протоколы проверки знаний, программы обучения, приказы о создании комиссий (кроме документов по инструктажам).
Это установлено ТК РФ ст. 22.1 ч. 3, где указан исчерпывающий перечень исключений из электронного документооборота. В него входят:
- трудовые книжки;
- сведения о трудовой деятельности;
- акт о несчастном случае;
- приказ об увольнении;
- документы по инструктажам.
Все остальные документы в сфере охраны труда могут оформляться в электронном виде без дублирования на бумаге. Например:
- протоколы проверки знаний требований охраны труда (ПП-2464 п. 93 допускает ЭДО);
- программы обучения по охране труда;
- приказы о назначении ответственных за охрану труда;
- положения о системе управления охраной труда.
Для дистанционных работников действуют особые правила по ТК РФ ст. 312.3: ознакомление с локальными актами может проводиться через ЭДО, но это не отменяет запрет на электронное оформление именно инструктажей.
Важно: Даже при использовании ЭДО работник вправе запросить бумажный экземпляр документа в течение 3 рабочих дней (ТК РФ ст. 22.2 ч. 5).
Как правильно оформить проведение инструктажа по охране труда
Путем внесения записи в журнал инструктажей с собственноручной подписью инструктируемого и инструктирующего лица согласно порядку, утвержденному работодателем в соответствии с ПП-2464.
Порядок оформления инструктажей регламентирован разделом VIII Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2021 года № 2464. Регистрация проведения инструктажа должна включать:
- Запись о дате проведения инструктажа.
- ФИО и должность инструктируемого работника.
- Вид проведенного инструктажа (вводный, первичный и т.д.).
- Причину проведения (для внепланового или целевого).
- ФИО и должность проводившего инструктаж.
- Наименование локальных актов, по которым проведен инструктаж.
- Собственноручные подписи обеих сторон.
Форма журнала инструктажей или листа регистрации утверждается работодателем локальным актом. Электронные системы учета могут использоваться для хранения данных, но факт ознакомления должен фиксироваться на бумажном носителе с живой подписью.
Важно: При выполнении работ повышенной опасности дополнительно оформляется наряд-допуск с отдельной регистрацией (ПП-2464 п. 89).
Какая ответственность за нарушение порядка оформления инструктажей
Административная ответственность по КоАП РФ ст. 5.27.1 ч. 3 с штрафом до 80 000 рублей для юридических лиц.
Несоблюдение требований к оформлению документов по охране труда, включая инструктажи, квалифицируется как нарушение государственных нормативных требований охраны труда. Согласно КоАП РФ ст. 5.27.1 ч. 3, это влечет наложение штрафа:
- на должностных лиц — от 15 000 до 25 000 рублей;
- на ИП — от 15 000 до 25 000 рублей;
- на юридических лиц — от 60 000 до 80 000 рублей.
Основанием для привлечения к ответственности может служить отсутствие собственноручных подписей в журналах инструктажей при проверке Государственной инспекцией труда. Повторное нарушение увеличивает штрафы вдвое и может привести к дисквалификации должностных лиц на срок до трех лет.
Важно: Срок привлечения к административной ответственности составляет 1 год со дня нарушения (КоАП РФ ст. 4.5).
Представленная информация отражает профессиональный анализ и экспертные оценки в области охраны труда. Материал носит исключительно информационный характер и не является юридическим заключением. Для обеспечения правовой корректности принимаемых решений рекомендуется использовать актуальные редакции нормативных актов и при необходимости привлекать профильных консультантов и экспертов