Да, работодатель может заполнять журналы инструктажей на компьютере с последующей распечаткой и подписанием, но окончательный документ должен храниться в бумажном виде. Такой порядок необходимо закрепить в локальном нормативном акте организации.
Этого мало для вывода. Всё, что нужно знать перед решением:
Действующие нормативные правовые акты не устанавливают обязательной рукописной формы ведения журналов регистрации инструктажей. Согласно разъяснениям на официальных правовых порталах, журналы ведутся исключительно в бумажном виде, но способ заполнения (рукописный или машинописный) законодательно не регламентирован. Поэтому работодатель вправе утвердить в локальном акте порядок оформления журналов с заполнением данных в программе (например, Word), распечаткой и подписанием документа инструктирующим и инструктируемым лицами. Распечатанный и подписанный лист подшивается в журнал (папку) для хранения на бумажном носителе.
Какие нормативные требования предъявляются к журналам инструктажей
Законодательство не устанавливает единой формы журналов, но требует их ведения в бумажном виде. Конкретные правила оформления (прошивка, подписание) работодатель определяет самостоятельно в локальном нормативном акте.
Ведение журналов регистрации инструктажей регламентируется Правилами обучения по охране труда, утверждёнными Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464. Согласно пункту 11 Правил, работодатель обязан утвердить порядок обучения, включая оформление документов по инструктажам. Утверждённая форма журналов отсутствует — организация разрабатывает её самостоятельно. Как указано в публикациях на consultant.ru (2025), журналы ведутся исключительно в бумажном виде, а требования к их оформлению (необходимость прошивки, порядок подписания) устанавливаются локальным актом работодателя.
Важно: Срок хранения журналов вводного инструктажа составляет 10 лет, а инструктажей на рабочем месте — 5 лет согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому Приказом Минкультуры России от 20.12.2019 № 2367.
Как оформить ведение журналов с компьютерным заполнением
Работодатель должен утвердить локальный нормативный акт (например, Положение о порядке обучения по охране труда), где установить машинописный способ заполнения с распечаткой, подписанием и подшивкой листов.
Порядок действий:
- Разработать проект локального акта, предусматривающий:
- заполнение данных в электронном виде;
- обязательную распечатку листа после внесения записей;
- собственноручное подписание листа инструктирующим и инструктируемым;
-
подшивку листа в журнал (папку) для хранения.
-
Утвердить акт приказом работодателя и ознакомить с ним ответственных лиц под роспись.
-
Обеспечить соблюдение установленного порядка: данные вносятся в электронный шаблон, лист распечатывается, подписывается и подшивается. Такой подход соответствует пункту 11 Правил обучения № 2464, требующему утверждения порядка оформления документов по инструктажам.
Важно: Использование электронной подписи для журналов инструктажей не предусмотрено законодательством — подписи на распечатанном листе должны быть собственноручными.
Какая ответственность за нарушение порядка ведения журналов
Нарушение правил оформления журналов может повлечь административный штраф по ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ до 80 000 рублей для юридических лиц.
Если работодатель не ведёт журналы или нарушает установленный порядок их оформления (отсутствие подписей, ненадлежащее хранение), это квалифицируется как нарушение требований охраны труда. Согласно ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ, штраф составляет:
- для должностных лиц и ИП — 2 000–5 000 руб.;
- для юридических лиц — 50 000–80 000 руб.
Отсутствие журналов также свидетельствует о непроведении инструктажей, что подпадает под ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ (штраф до 130 000 руб.). При проверке Государственная инспекция труда вправе запросить журналы за весь период хранения.
Важно: Уничтожение журналов до истечения срока хранения приравнивается к их отсутствию и влечёт административную ответственность.
Размещённые сведения предоставлены исключительно для ознакомления и не могут расцениваться как официальная юридическая помощь или консультация. Все представленные суждения — это субъективные взгляды экспертов в области охраны труда. При возникновении практических задач следует опираться на последние версии нормативно-правовых документов, а в сложных ситуациях — привлекать узкопрофильных специалистов.