Работодатель подал декларацию соответствия условий труда в электронном виде через портал Роструда, но на сайте указан перечень документов, включая бумажные экземпляры. Возникает вопрос о необходимости дублирования подачи документов на бумажном носителе.
Нет, при подаче декларации соответствия условий труда в электронной форме с использованием квалифицированной электронной подписи через официальный сайт Роструда дополнительно направлять документы на бумажном носителе не требуется.
Этого мало для вывода. Всё, что нужно знать перед решением:
Это установлено Федеральным законом от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (ФЗ-426) и Порядком подачи декларации соответствия условий труда, утверждённым Приказом Минтруда России от 07.02.2014 № 80н. Электронная подача через портал declaration.rostrud.ru является полноценным способом исполнения обязанности работодателя. Перечень документов, указанный на сайте Роструда, относится к случаям, когда декларация подаётся на бумажном носителе лично или почтой. При электронном взаимодействии дублирование на бумаге не предусмотрено.
Важно: Если декларация подана электронно, работодатель должен хранить у себя полный комплект документов по СОУТ (отчёт, карты СОУТ, протоколы и др.) и предъявлять их по требованию ГИТ при проверках.
Какие документы по СОУТ нужно направлять в ГИТ
Обязательным документом для направления в Государственную инспекцию труда (ГИТ) является только декларация соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда.
Согласно ч. 1 ст. 11 ФЗ-426, декларация подаётся работодателем в отношении рабочих мест, где вредные и опасные факторы не выявлены или условия труда признаны оптимальными/допустимыми. Иные документы (отчёт о проведении СОУТ, сведения об организации, проводящей СОУТ, заключение эксперта) хранятся у работодателя и представляются в ГИТ только в рамках контрольно-надзорных мероприятий. Перечень бумажных документов, указанный на сайте Роструда, актуален при подаче декларации лично или почтой, но не при электронной форме.
Важно: Декларация — единственный документ, который работодатель обязан направить в ГИТ по итогам СОУТ. Остальные документы входят в отчёт о проведении СОУТ и хранятся у работодателя 45 лет (ст. 18 ФЗ-426).
Как подать декларацию соответствия условий труда
Декларация подаётся в ГИТ лично, почтовым отправлением с описью вложения или в форме электронного документа через официальный сайт Роструда.
Порядок подачи установлен п. 3-4 Приложения № 2 к Приказу Минтруда России от 07.02.2014 № 80н:
- Лично или через представителя — в территориальный орган Роструда по месту нахождения работодателя.
- Почтой — заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
- Электронно — через сайт declaration.rostrud.ru с использованием квалифицированной электронной подписи работодателя.
При электронной подаче заполняется онлайн-форма на портале, после чего декларация считается поданной. Дублирование на бумажном носителе не требуется. Срок подачи — в течение 30 рабочих дней со дня утверждения отчёта о проведении СОУТ (ст. 11 ФЗ-426).
Важно: Электронная подача через портал Роструда доступна только с использованием квалифицированной электронной подписи, выданной удостоверяющим центром, аккредитованным Минцифры России.
Какая ответственность за неподачу или нарушение порядка подачи декларации по СОУТ
Нарушение сроков или порядка подачи декларации влечёт административную ответственность по ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ в виде штрафа до 80 000 рублей.
Согласно ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП РФ, нарушение установленного порядка проведения специальной оценки условий труда (включая неподачу декларации) наказывается:
- для должностных лиц и ИП — штраф от 5 000 до 10 000 рублей;
- для юридических лиц — штраф от 60 000 до 80 000 рублей.
Подача декларации с опозданием также считается нарушением. Если декларация не подана вообще, это может быть квалифицировано как уклонение от проведения СОУТ (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ), где штрафы выше: до 200 000 рублей для юрлиц.
Важно: Даже при электронной подаче работодатель обязан хранить подтверждение отправки (скриншот личного кабинета с датой, электронный журнал отправки) на случай споров с ГИТ.
Материалы, представленные на ресурсе, предназначены только для общего сведения и не заменяют квалифицированную правовую поддержку. Любые оценки и рекомендации отражают субъективное профессиональное видение авторов в сфере охраны труда. При возникновении практических потребностей следует использовать действующие версии законодательных и подзаконных актов, а в спорных или сложных обстоятельствах — привлекать узкопрофильных консультантов.