Обязан ли специалист по охране труда предоставлять бухгалтерии данные о выдаче СИЗ?

Бухгалтерия организации запрашивает у специалиста по охране труда сведения о выдаче средств индивидуальной защиты работникам. Специалист по охране труда сомневается, входит ли предоставление такой информации в его обязанности. Возникает вопрос о разграничении функций между подразделениями и правомерности требований бухгалтерии.

Нет, специалист по охране труда не обязан предоставлять бухгалтерии данные о выдаче СИЗ, если эта функция не закреплена в его трудовом договоре или должностной инструкции. Требовать такую информацию бухгалтерия может только при условии, что порядок взаимодействия между подразделениями установлен локальными нормативными актами организации.

Этого мало для вывода. Всё, что нужно знать перед решением:

Обязанности работника определяются его трудовой функцией, которая устанавливается трудовым договором и должностной инструкцией в соответствии с частью второй статьи 57 Трудового кодекса РФ. Учет выдачи средств индивидуальной защиты регулируется отдельными нормативными актами, но непосредственная передача этих данных в бухгалтерию не входит в перечень обязательных функций специалиста по охране труда, если иное не предусмотрено внутренними документами организации. Работодатель вправе распределить обязанности по предоставлению информации между подразделениями, закрепив это в положениях о структурных подразделениях или в приказах.

Важно: Даже при отсутствии прямой обязанности в трудовом договоре специалист по охране труда должен обеспечивать доступ к данным учета СИЗ уполномоченным лицам организации в установленном порядке.

Какие нормативные акты регулируют учет средств индивидуальной защиты

Основными документами являются Приказ Минтруда России от 29 октября 2021 года № 766н и Трудовой кодекс РФ. Учет ведется в личных карточках учета выдачи СИЗ установленной формы.

Порядок обеспечения работников средствами индивидуальной защиты, включая их выдачу, учет и хранение, регулируется Приказом Минтруда России от 29 октября 2021 года № 766н. Согласно пункту 28 этого Приказа, работодатель обязан вести учет выдачи СИЗ работникам. Для этого используется личная карточка учета выдачи СИЗ, форма которой приведена в Приложении № 2 к Приказу № 766н. Карточка может вестись как в бумажном, так и в электронном виде с соблюдением требований к персонификации данных.

Дополнительно, статья 212 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать приобретение и выдачу средств индивидуальной защиты, прошедших обязательную сертификацию. При этом организация учета выданных СИЗ является частью системы управления охраной труда.

Важно: Форма личной карточки учета выдачи СИЗ является рекомендованной, но работодатель может адаптировать ее с учетом специфики деятельности, сохраняя обязательные реквизиты.

Как ведется учет выдачи СИЗ работникам

Учет осуществляется путем заполнения личных карточек на каждого работника, где фиксируются наименование СИЗ, сроки носки и факт выдачи. Данные могут храниться в электронном виде.

Согласно пункту 26 Приказа Минтруда № 766н, при выдаче СИЗ работнику делается запись в его личной карточке учета. В карточке указываются:

1. Наименование выданного СИЗ.
2. Дата выдачи.
3. Срок носки.
4. Подпись работника о получении.

При ведении электронной карточки вместо личной подписи работника указываются реквизиты документа бухгалтерского учета о получении СИЗ (пункт 26 Приказа № 766н). Работодатель вправе использовать программные средства для ведения базы данных выдачи СИЗ, при условии что электронная форма соответствует установленным требованиям и обеспечивает сохранность информации.

Важно: При электронном учете дублирование на бумажном носителе не требуется, но система должна обеспечивать возможность распечатки данных по требованию контролирующих органов.

Кто должен предоставлять данные о СИЗ для бухгалтерского учета

Работодатель определяет порядок взаимодействия подразделений локальным актом. Обычно данные из личных карточек передает подразделение, ответственное за выдачу СИЗ (склад, отдел ОТ), но бухгалтерия может получать информацию напрямую из системы учета.

Бухгалтерии необходимы данные о выданных СИЗ для правильного списания материальных ценностей и начисления амортизации. Однако ни Трудовой кодекс, ни Приказ Минтруда № 766н не возлагают обязанность по предоставлению этих данных именно на специалиста по охране труда. Работодатель должен установить порядок документооборота между подразделениями, закрепив его в локальном нормативном акте, например, в Положении о порядке обеспечения СИЗ или в Инструкции по делопроизводству.

Возможные варианты организации процесса:

1. Специалист по охране труда (или иное уполномоченное лицо) передает в бухгалтерию копии записей из личных карточек учета выдачи СИЗ.
2. Бухгалтерия получает доступ к электронной базе данных учета СИЗ.
3. Материально ответственное лицо (кладовщик) предоставляет в бухгалтерию акты выдачи СИЗ вместе с другими документами по движению материальных ценностей.

Статья 88 ТК РФ требует, чтобы при передаче персональных данных работника соблюдался режим конфиденциальности. Поэтому при организации доступа бухгалтерии к данным учета СИЗ необходимо издать приказ и ознакомить сотрудников с порядком обработки таких данных.

Важно: Если должностная инструкция специалиста по охране труда не включает обязанность по подготовке отчетов для бухгалтерии, он вправе отказаться от выполнения такого поручения. Дополнительные функции могут быть возложены только с его письменного согласия (статья 60 ТК РФ).

Информация подготовлена исключительно в образовательных и справочных целях. Любые выводы и рекомендации следует рассматривать как экспертное мнение, а не как официальную правовую позицию. Ответственность за применение информации на практике несёт пользователь.