Работодатель ведет личные карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ) для каждого сотрудника. После увольнения работника возникает вопрос о сроке хранения этих документов в архиве организации. Требуется определить, сколько лет необходимо хранить карточки СИЗ и существуют ли исключения для отдельных категорий работников.
Для большинства работников личные карточки учета СИЗ хранятся 75 лет после увольнения. Для руководителей, членов органов власти, награжденных работников и других отдельных категорий установлено постоянное хранение.
Этого мало для вывода. Всё, что нужно знать перед решением:
Срок хранения личных карточек учета выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ) определяется категорией работника. Это установлено Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Согласно пункту 656 данного Перечня, личные карточки СИЗ относятся к документам по личному составу и хранятся в зависимости от статуса работника.
Для обычных работников, включая государственных гражданских и муниципальных служащих, срок хранения составляет 75 лет. Для отдельных категорий — руководителей организации, членов руководящих и контрольных органов, депутатов, работников с государственными наградами и званиями — предусмотрено постоянное хранение. Работодатель обязан обеспечить сохранность этих документов в архиве организации в течение установленного срока.
Важно: Срок исчисляется с даты увольнения работника, а не с даты создания карточки. При ликвидации организации документы передаются в государственный архив.
Какие категории работников требуют постоянного хранения карточек СИЗ
Постоянное хранение предусмотрено для руководителей организации, членов руководящих органов, депутатов, работников с государственными наградами и званиями.
Это установлено пунктом 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. К таким категориям относятся:
- руководители организации;
- члены руководящих, исполнительных и контрольных органов организации;
- члены (депутаты) представительных органов РФ, субъектов РФ и органов местного самоуправления;
- работники, имеющие государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания.
Для этих работников личные карточки СИЗ хранятся постоянно как часть личного дела. Работодатель должен обеспечить вечное сохранение этих документов в архиве или передать их в государственный архив при ликвидации организации.
Важно: К «иным званиям и наградам» относятся ведомственные знаки отличия, почётные звания, гранты Президента РФ — любые документированные достижения, влияющие на статус работника.
Какой срок хранения карточек СИЗ для обычных работников
Для рядовых работников, включая государственных и муниципальных служащих, срок хранения личных карточек СИЗ составляет 75 лет после увольнения.
Это следует из пункта 656 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Категория «обычные работники» охватывает:
- штатных сотрудников без специального статуса;
- государственных гражданских служащих;
- муниципальных служащих;
- работников, занятых по срочным трудовым договорам.
Срок в 75 лет установлен для обеспечения возможности подтверждения факта выдачи СИЗ при возникновении профессиональных заболеваний или судебных споров. Отсчёт начинается с даты увольнения работника, а не с даты создания документа.
Важно: Срок 75 лет применяется также к карточкам СИЗ работников, уволенных до вступления в силу Приказа № 558, если документы ещё не были уничтожены.
Как организовать хранение личных карточек учета СИЗ
Хранение организуется через формирование дел в архиве организации с разделением по категориям работников и срокам хранения.
Порядок установлен Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Работодателю необходимо:
- Разделить карточки СИЗ на две группы: для постоянного хранения (особые категории работников) и для 75-летнего хранения (остальные работники).
- Сформировать отдельные дела для каждой группы, включив в них опись документов.
- Обеспечить условия хранения: защиту от влаги, света, повреждений.
- При увольнении работника переместить его карточку СИЗ в соответствующее дело архива.
- При ликвидации организации передать документы в государственный архив согласно установленным правилам.
Важно: Уничтожение документов с истекшим сроком хранения проводится только по акту экспертной комиссии после согласования с архивным учреждением.
Какая ответственность за нарушение сроков хранения карточек СИЗ
Нарушение правил хранения может повлечь административную ответственность по КоАП РФ ст. 13.20 или ст. 13.25.
Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает штраф за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов:
- для должностных лиц — от 300 до 500 рублей;
- для юридических лиц — от 3 000 до 5 000 рублей.
Статья 13.25 КоАП РФ устанавливает ответственность за неисполнение обязанности по передачу документов в государственные или муниципальные архивы при ликвидации организации. Штрафы составляют:
- для должностных лиц — от 500 до 1 000 рублей;
- для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.
Важно: Досрочное уничтожение карточек СИЗ лишает работодателя доказательств выдачи средств защиты, что может привести к проигрышу судебных споров о профессиональных заболеваниях.
Данные сведения публикуются исключительно в информационных целях и не могут трактоваться как официальная юридическая помощь. Все приведённые суждения — это частные экспертные позиции в области безопасности труда. В практической деятельности надлежит опираться на самые свежие варианты нормативно-правовой документации; при повышенной сложности задачи рекомендуется сотрудничество с отраслевыми специалистами.