Да, работодатель вправе использовать листы ознакомления с цветными копиями карт СОУТ для ознакомления работников удаленных подразделений, так как закон не устанавливает конкретной процедуры ознакомления.
Этого мало для вывода. Всё, что нужно знать перед решением:
Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (ФЗ-426) обязывает работодателя организовать ознакомление работников с результатами СОУТ на их рабочих местах под роспись в течение 30 календарных дней со дня утверждения отчета (ч. 5 ст. 15 ФЗ-426). При этом способ ознакомления законодательно не регламентирован, что позволяет работодателю выбирать наиболее эффективный метод с учетом специфики организации.
Предложенный способ — подготовка листов ознакомления с указанием номера рабочего места, идентификационных данных и приложением цветных копий карт СОУТ — соответствует требованиям закона. Важно обеспечить идентичность копий оригиналам и возможность работника подтвердить ознакомление личной подписью. Этот метод особенно актуален для организаций с территориально распределенной структурой, где физическая доставка оригиналов карт затруднена.
Важно: Использование копий не освобождает работодателя от обязанности хранить оригиналы карт СОУТ в соответствии с установленными сроками хранения документов по спецоценке.
Какой срок установлен для ознакомления работников с результатами СОУТ
30 календарных дней со дня утверждения отчета о проведении СОУТ, исключая периоды отсутствия работника по уважительным причинам.
Согласно ч. 5 ст. 15 ФЗ-426, работодатель обязан организовать ознакомление работников с результатами СОУТ под роспись в срок не позднее 30 календарных дней со дня утверждения отчета. В этот срок не включаются периоды временной нетрудоспособности работника, нахождения его в отпуске или командировке, а также периоды междувахтового отдыха.
Отсчет срока начинается со дня издания приказа об утверждении отчета о проведении СОУТ. Работодатель должен обеспечить возможность ознакомления всем работникам, включая тех, кто находился в отпуске или на больничном в момент утверждения отчета — для них срок исчисляется с момента выхода на работу.
Важно: Пропуск 30-дневного срока без уважительных причин является нарушением законодательства об охране труда и может повлечь административную ответственность.
Какие способы ознакомления с картами СОУТ можно использовать
Любые, обеспечивающие достоверное информирование работника и фиксацию факта ознакомления под роспись, включая электронные методы и работу с копиями документов.
Поскольку ФЗ-426 не устанавливает конкретной процедуры ознакомления (ч. 5 ст. 15), работодатель самостоятельно определяет способ выполнения этой обязанности. Допустимые варианты включают:
- Очное ознакомление с оригиналом карты СОУТ под роспись в журнале или листе ознакомления.
- Заочное ознакомление через направление цветных копий карт СОУТ с приложением листа ознакомления.
- Электронное ознакомление через корпоративный портал с использованием электронной подписи работника.
Для удаленных подразделений оптимальным может быть направление цветных копий карт СОУТ вместе с листом ознакомления, содержащим:
- номер рабочего места;
- ФИО работника;
- дату составления карты;
- подпись работника об ознакомлении.
Копии должны точно воспроизводить оригиналы, включая все реквизиты и подписи. Рекомендуется использовать цветную печать для обеспечения читаемости штампов и отметок.
Важно: При использовании копий работодатель обязан сохранять оригиналы карт СОУТ в месте хранения документов по спецоценке (обычно — у ответственного за охрану труда).
Как оформить лист ознакомления с результатами СОУТ
Разработать отдельный документ с идентификационными данными рабочего места, перечнем прилагаемых материалов и графой для подписи работника.
Лист ознакомления — это внутренний документ работодателя, подтверждающий выполнение обязанности по информированию работника о результатах СОУТ. Рекомендуемая структура:
- Наименование организации.
- Название документа: «Лист ознакомления с результатами специальной оценки условий труда».
- Номер рабочего места по отчету о СОУТ.
- ФИО и должность работника.
- Перечень прилагаемых материалов (например: «цветная копия карты СОУТ № ХХ от DD.MM.YYYY»).
- Текст: «Я, [ФИО работника], ознакомлен(а) с результатами специальной оценки условий труда на моем рабочем месте».
- Графа для подписи работника и даты ознакомления.
- Подпись ответственного лица, выдавшего документы.
Листы ознакомления формируются в двух экземплярах: один остается у работодателя, второй передается работнику. При направлении в удаленные подразделения документы можно пересылать заказным письмом с описью вложения или через курьерскую службу с обязательным получением подтверждения доставки.
Важно: При использовании электронного документооборота подпись работника может быть проставлена электронно при условии соблюдения требований Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Какая ответственность грозит за нарушение порядка ознакомления с результатами СОУТ
Административная ответственность по ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ с штрафом до 80 000 рублей для юридических лиц.
Нарушение установленного порядка ознакомления работников с результатами СОУТ квалифицируется как несоблюдение законодательства об охране труда. Согласно ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ, это влечет наложение штрафа:
- на должностных лиц — от 2 000 до 5 000 рублей;
- на ИП — от 2 000 до 5 000 рублей;
- на юридических лиц — от 50 000 до 80 000 рублей.
Основанием для привлечения к ответственности может стать проверка Государственной инспекции труда (ГИТ), проведенная как по плану, так и по жалобе работника. Критическими нарушениями считаются:
- полное отсутствие ознакомления;
- ознакомление за пределами 30-дневного срока без уважительных причин;
- использование неполных или искаженных копий документов;
- отсутствие подписей работников.
Важно: Работодатель вправе обжаловать постановление о штрафе в судебном порядке в течение 10 дней с момента получения, представив доказательства надлежащего исполнения обязанности.
Услуга по теме
Проведение специальной оценки условий труда
Практическая помощь специалистов HSES по теме материала.
Размещённые сведения предоставлены исключительно для ознакомления и не могут расцениваться как официальная юридическая помощь или консультация. Все представленные суждения — это субъективные взгляды экспертов в области охраны труда. При возникновении практических задач следует опираться на последние версии нормативно-правовых документов, а в сложных ситуациях — привлекать узкопрофильных специалистов.